Officemanager Utrecht • Timing Uitzendbureau

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij klaar om jouw talenten in te zetten bij een organisatie die wereldwijd impact maakt op duurzaamheid? Bij onze opdrachtgever in Utrecht krijg je de kans om je werk dagelijks te verbinden aan maatschappelijke en ecologische thema's die ertoe doen. Als officemanager ben je de spil die ervoor zorgt dat projecten soepel verlopen en internationale samenwerkingen vlekkeloos worden ondersteund. Je werkdag begint vaak met een kop koffie of thee en een blik op je mailbox, waar verzoeken van collega's of internationale partners op je wachten. De ene dag organiseer je internationale reizen, inclusief visa, hotels en transport;
de andere dag ondersteun je bij het opmaken van rapportages, het opstellen van begrotingen of het voorbereiden van cursussen voor buitenlandse trainingen. Tussendoor beantwoord je telefoontjes, ontvang je delegaties en spring je bij als collega's assistentie nodig hebben. Flexibiliteit, overzicht en communicatie zijn in deze functie je grootste troeven. Je werkt in een hecht, internationaal team van zo'n 15 collega's uit onder andere Nederland, Benin, Canada en Japan. Samen ondersteunen jullie deskundigen die wereldwijd advies geven over milieueffectrapportages. Er zijn rustige momenten, maar ook periodes waarin er veel tegelijk speelt en jij met je organisatietalent en oog voor detail het verschil maakt. Het werk is dynamisch, divers en heeft altijd een link met duurzaamheid en maatschappelijke impact.

Wij bieden:

- Een salaris tussen € 2.853 en € 4.274 bruto per maand (op basis van fulltime, afhankelijk van ervaring en vaardigheden);
- Goede regeling voor pensioenopbouw, vakantiedagen en vakantiegeld;
- Mogelijkheid om 40% van de tijd thuis te werken, met vaste kantoordagen in Utrecht;
- Een internationale en inspirerende werkomgeving met bevlogen collega's;
- Een toplocatie op loopafstand van Utrecht Centraal, met goede koffie;
- Uitgebreid inwerktraject waarin je stap voor stap alle processen leert kennen.

Wij vragen:

- Vloeiend Nederlands en Engels, zowel in woord als geschrift (minimaal niveau B2);
- Minimaal 2 jaar relevante ervaring, bijvoorbeeld als projectassistent of officemanager;
- Uitstekende beheersing van Microsoft 365 en bij voorkeur ervaring met SharePoint;
- Sterke communicatieve vaardigheden en organisatorisch talent;
- Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten;
- Beschikbaarheid voor 24 of 32 uur per week, met aanwezigheid op kantoor op dinsdag en donderdag.

Waar ga je werken:

Onze opdrachtgever is een onafhankelijke stichting die wereldwijd bijdraagt aan betere besluitvorming over projecten met milieu- en sociale impact. We adviseren overheden en organisaties bij het opstellen en beoordelen van milieueffectrapportages en ondersteunen vooral lage-inkomenslanden met kennis en capaciteit. Zo zorgen we dat besluiten over bijvoorbeeld infrastructuur, energie en natuurontwikkeling worden genomen op basis van de juiste informatie. Met zo'n 50 medewerkers en een netwerk van ruim 200 deskundigen levert onze opdrachtgever een waardevolle bijdrage aan een duurzamere wereld. De functie is in eerste instantie tijdelijk, omdat je invalt voor een collega die door ziekte is uitgevallen. Het gaat dus echt om een versterking van het team. Twee projectassistenten zijn op dit moment aan het re-integreren en dit proces kan nog een tijd duren. Daarom zoeken we nu iemand die het team structureel kan ondersteunen. Daarnaast is er vooruitzicht op langere termijn: één van de collega's die nu ziek is, gaat in juli volgend jaar met pensioen. Dat betekent dat er mogelijk een vaste plek vrijkomt als jij en de organisatie een goede match blijken te zijn. Kortom: je start via een tijdelijk contract, maar er is reële kans dat dit een langer traject wordt. En los daarvan: het team zoekt iemand die echt wil meedraaien in een internationale en maatschappelijk belangrijke organisatie, dat maakt de functie nu al heel waardevol.