Contractmanager Zwolle • Masters in Public

Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Opdracht
De opvanglocatie Hazenweg in Hengelo biedt momenteel opvang aan zowel Oekraïense ontheemden als asielzoekers in samenwerking met het COA. De locatie is uniek, mede vanwege de gecombineerde opvangvorm en de hoge maatschappelijke en politieke gevoeligheid. Binnenkort wordt de locatie verbouwd en uitgebreid, waardoor het aantal bewoners fors toeneemt.

De samenwerking met leveranciers is cruciaal voor de opvanglocatie: het raakt direct aan de leefomstandigheden van bewoners, heeft impact op de dienstverlening van de gemeente en het vertrouwen van omwonenden. De contracten raken diverse werkgebieden, zoals facilitair, vastgoed en zorg gerelateerd. Je werkt ook samen met andere contractmanagers op domeinen als IT en leerlingenvervoer. De contracten zijn dynamisch en staan continu onder invloed van nieuwe regelgeving en maatschappelijke ontwikkelingen.

Jij bent als contractmanager zelfstandig verantwoordelijk voor het creëren van een stabiele en betrouwbare basis voor contractmanagement op de opvanglocatie Hazenweg. Jij zorgt ervoor dat iedereen zijn of haar rol kent en de locatie grip heeft op de belangrijkste contracten.

Jij levert de volgende resultaten op:

• Alle huidige contracten en afspraken (ook mondelinge en impliciete) breng jij in kaart, specifiek voor opvanglocatie Hazenweg;
• Vastlegging van deze contracten in ISPnext, zodat actuele en betrouwbare stuurinformatie beschikbaar komt;
• Jij adviseert aan de contracteigenaar welke behoeften en randvoorwaarden er binnen deze contracten spelen en nodig zijn (bijvoorbeeld op het gebied van dienstverlening, veiligheid, logistiek);
• Een duidelijke overdracht en portefeuillebeheer: wat is er, wat ontbreekt, wat moet worden aangescherpt of verbeterd;
• Advies en input bij nieuwe inkooptrajecten en toekomstige contracten;
• Een vertaling van contractmanagementbeleid naar de praktijk voor de opvanglocatie Hazenweg. Jij levert input voor het gemeentelijk contractmanagementbeleid dat momenteel wordt ontwikkeld op basis van CATS CM;
• Concrete rol- en taakomschrijvingen voor opvanglocatie Hazenweg (contractmanager, contracteigenaar, realisatie- en verificatiemanager) inclusief procesafspraken en werkinstructies

Interne samenwerking

Jij geeft zelfstandig vorm aan de benodigde samenwerking om jouw resultaten op te leveren. Daarbij werk jij ten minste samen met de volgende rollen:

• Met de contracteigenaar: jij geeft vorm aan het sparren op strategisch niveau. Jij neemt de regie om de door contracteigenaar uitgezette koers te vertalen naar de uitvoering
• Met realisatie- en verificatiemanagers (RVM-ers): jij coördineert en geeft de samenwerking op de werkvloer vorm. De RVM-er toetst de uitvoering en signaleert eventuele issues, levert feitelijke input en ondersteunt verbeteringen. Jij zorgt voor sturing en het totaaloverzicht
• Met uitvoerende teams en andere interne stakeholders: jij bent de verbindende schakel voor wat betreft alle contractuele afspraken