Projectmanager Proceslandschap-op-orde Utrecht • Masters in Public

Opdrachtomschrijving

Doelstelling van de opdracht ‘Processen-op-orde’
Hoofddoel: het op orde brengen van de administratieve organisatie (AO), gericht op
procesinrichting, eigenaarschap en borging.
Hiervoor zijn een aantal subdoelen te benoemen:
– Inzicht in alle processen van Dienst toeslagen
– Benoemen proceseigenaren
– Vaststellen welke gegevens minimaal worden beschreven
– Beschrijven onderkende processen
– Beheerproces AO onderkennen, eigenaar benoemen, beschrijven en implementeren
– Per onderkend proces eventuele relatie met verwerkingenlandschap vastleggen
Het hoofddoel is het optimaliseren van de administratieve organisatie (AO) door de
processen, verantwoordelijkheden en borging te verbeteren. Dit houdt in dat de manier
waarop administratieve taken worden uitgevoerd, gestructureerd, vastgelegd en geborgd
wordt, zodat de processen efficiënter, betrouwbaarder en duurzamer worden.

Uitleg:
Het op orde brengen van de administratieve organisatie (AO) is een cruciaal aspect van
het goed functioneren van een organisatie. Het zorgt voor:
• Duidelijkheid:
Processen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden vastgelegd,
waardoor iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en wie waarvoor
verantwoordelijk is.
• Efficiëntie:
Door processen te optimaliseren en te stroomlijnen, wordt de administratieve last
verminderd en worden taken efficiënter uitgevoerd.
• Betrouwbaarheid:
Een goed ingerichte AO vermindert de kans op fouten, fraude en andere misstanden, en
zorgt voor betrouwbare informatievoorziening.
• Borging:
Het vastleggen van procedures en het implementeren van controles zorgen ervoor dat de
gemaakte afspraken nageleefd worden en de kwaliteit van de administratie geborgd is.
• Controle:
Een AO bevat maatregelen voor interne controle, zoals het vierogenprincipe, waardoor
processen en gegevens gecontroleerd worden en risico’s geminimaliseerd worden.
• Sturing:
De AO biedt managers de informatie die ze nodig hebben om de organisatie effectief te
sturen en beslissingen te nemen. Door het op orde brengen van de administratieve
organisatie wordt de basis gelegd voor een efficiënte, betrouwbare en duurzame
bedrijfsvoering. Dit omvat het vastleggen van processen, taken, verantwoordelijkheden
en bevoegdheden, evenals het implementeren van controles en het borgen van de
kwaliteit van de administratie.

Vanuit deze rol stuur je een multi-disciplinair team aan van 20 tot 25 fte. Je bent in staat
om op tachtisch en strategisch niveau te schakelen en governance vraagstukken rondom
de verschillende processen en bijbehorende eigenaren te begeleiden. Je bent
verantwoordelijk voor het opstarten en inrichten van dit project alsmede het vervolgens
bewaken en van de voortgang. Daarnaast heb je vanaf het begin nadrukkelijk oog voor
de lange-termijn en (strategische) borging van de projectresultaten in de organisatie. De
resultaten dienen te leiden tot een langdurige stabiele basis voor de organisatie om door
te kunnen ontwikkelen op verschillende vlakken (compliancy, innovatie en efficientië).
Hiervoor dien je in staat te zijn om de lange termijn doelen en strategie van de dienst
Toeslagen te vertalen naar prioritering en uitvoering.