Management Assistent HR Delft • TU Delft

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Management assistent binnen de directie HR gezocht

Functieomschrijving

Binnen de directie HR zijn we op zoek naar een collega ter ondersteuning van de managers van drie afdelingen: HR advies van de Universiteitsdienst, Compensations & Benefits en HR Services, het HR Shared Services Centre van de TU Delft.

Als management assistent HR ondersteun je drie managers binnen de directie HR op organisatorisch en administratief gebied. Als een echte spin in het web beheer je de agenda's van de HR manager van de Universiteitsdienst, de manager Compensations & Benefits en de manager HR Services en houd je het overzicht over alle lopende zaken. Je organiseert off- en online meetings voor de teams, regelt – als dat van toepassing is – de locatie en de catering, en verstuurt de uitnodigingen. Bij de overleggen zorg je dat alle documentatie aanwezig is en houd je besluiten,- en actielijsten up to date. Ook plan je diverse afspraken in. Je bent één van de visitekaartjes van onze directie en je speelt een rol bij het verwelkomen en ontvangen van nieuwe collega's en gasten. Daarnaast ben je mede verantwoordelijk voor een vlot en accuraat order, - en facturatieproces en ben je betrokken bij onderdelen van de administratie rondom  in,-, door,- en uitstroom van medewerkers.  

Je weet snel inzicht te krijgen in hoe de organisatie van een universiteit werkt en neemt een actieve rol in de ondersteuning van het team. Ook werk je nauw samen met jouw collega-managementassistenten van het HR Secretariaat waarbij je periodiek met elkaar afstemt en voor elkaar waarneemt.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal mbo werk, en denkniveau en bij voorkeur een diploma van een secretariële opleiding.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een complexe organisatie.
• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk helder in het Nederlands en Engels.
• Je hebt ervaring met het Microsoft Office-pakket, en bij voorkeur met verschillende administratieve systemen zoals Afas, Basware en TOPdesk.
• Je kunt goed samenwerken, hebt oog voor je collega’s en neemt graag het initiatief. Je komt met oplossingen voor uiteenlopende vraagstukken en bewaart de rust en het overzicht als de druk hoog is.
• Je werkt nauwkeurig en met oog voor kwaliteit.
• Je bent klant,- en gastgericht.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.
 

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.
 

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Human Resources

Om haar strategische doelstellingen te realiseren zet de TU Delft in op het aantrekken en ontwikkelen van ambitieuze en getalenteerde medewerkers. Het personeelsbeleid is gericht op recruitment en de ontwikkeling van talent, leiderschap en de organisatie, en draagt bij aan de versterking van onderwijs, onderzoek en valorisatie. Een veilige, uitdagende en betekenisvolle werkomgeving staat voorop. Hieraan draagt de HR-organisatie bij met de medewerkers van HR Advies die werken bij de faculteiten en de Universiteitsdienst (de ondersteunende diensten) op locatie, en daarnaast met de centrale HR-diensten van de afdelingen HR Talent & Development, Health Safety Environment (HSE), Compensation & Benefits en HR Services.

Arbeidsvoorwaarden 

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast. 
• Een functieomvang van 24-32 uur per week. 
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.  
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP. 
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen. 
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten. 
• Flexibele werkweek. 
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen. 
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. 
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. 
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma. 
   

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, Neem voor meer info contact op met Peter van Harten, Manager HR Services, via de button "Solliciteer nu" op deze pagina., +31 (0)6 39 54 57 86.

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 7 september 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Peter van Harten, Manager HR Services.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling. 
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. 
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.