Projectcoördinator / Adviseur facilitaire zaken Bilthoven • FlexIntens Werving, Selectie & Detachering

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Onze ongeveer 240 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
De gemeente is op zoek naar een procescoördinator / adviseur facilitaire zaken ter ondersteuning van de teamleider Facilitaire Zaken. De afgelopen periode is de teamleider intensief belast geweest met uiteenlopende incidentele vraagstukken, zoals het organiseren van extra raadsvergaderingen, ondersteuning bij evenementen, het inrichten van werkplekken, verbouwingen aan het archief, het opstellen van een agressieprotocol, en de actualisatie van het vlekkenplan. Hierdoor blijven de dagelijkse werkzaamheden en procesoptimalisaties liggen.

Er is binnen het team behoefte aan meer overzicht, structuur en heldere processen, met name rondom reserveringen van ruimten, het organiseren van evenementen en besluitvorming en verantwoordelijkheden hierin.

De tijdelijke adviseur wordt ingehuurd om hierin te voorzien. Belangrijke taken zijn:

• Onafhankelijke advisering over en coördinatie van facilitaire processen zoals beveiliging, schoonmaak, meubilair en inrichting.
• Analyseren en verbeteren van werkprocessen, inclusief het opstellen van procesbeschrijvingen en het koppelen van proceseigenaren aan de processen.
• Opstellen van een advies voor het efficiënter inrichten van facilitaire processen en de rollen en verantwoordelijkheden hierin. Na goedkeuring van het voorgelegde advies het implementeren van de verbeteringen.
• Kritisch kijken naar en adviseren over inkopen en dienstverlening, inclusief kwaliteitsbewaking en het controleren van leveringen.
• Onderhouden van goede relaties met zowel interne stakeholders als externe leveranciers.
• Nauwe samenwerking met bodes en collega's van het interne meldpunt voor een optimale dienstverlening.
• Je eerste aanspreekpunt is de teamleider Facilitaire Zaken. Je legt verantwoording af aan de directeur bedrijfsvoering.

Dit neem je minimaal mee

• Je kent de relevante wet- en regelgeving die op het facilitaire vakgebied van toepassing zijn;
• Je kunt je communicatie aanpassen aan de situatie en aan jouw gesprekspartner;
• Bij het uitvoeren van contractbeheer schroom je er niet voor om bij het niet nakomen van afspraken een stevig gesprek te voeren;
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken en brengt professionaliteit en collegialiteit met je mee.
• Je houdt ervan projecten te leiden in een complexe omgeving met veel stakeholders.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Aantoonbare werkervaring als projectleider op facilitair gebied
3. Aantoonbare werkervaring met facilitaire processen in een overheidsorganisatie, geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider Facilitaire zaken binnen de overheid
2. Afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau in de richting van Facility Management, Bouwkunde of Projectmanagement
3. Aantoonbare werkervaring met het maken van beheerplannen op het gebied van locatiebeheer

Aanbod

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

Waar je gaat werken