Programmasecretaris Den Haag • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris.

Als programmasecretaris werk je aan diverse zware IV-projecten die zich in zowel de opstart- als afrondingsfase bevinden. Je zorgt voor een geordende bedrijfsvoering, administratie en vastlegging van activiteiten en afspraken binnen de projecten. Daarnaast initieer en voer je nieuwe initiatieven uit, zoals de DTC-1 pilot en andere initiatieven voortkomend uit de nationale strategie European border management.

Je ondersteunt verschillende projectleiders en het programmamanagement nauwgezet bij de beheersing van het programma. De volgende taken behoren tot jouw verantwoordelijkheden:

1. Organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en het bewaken van daaruit voortkomende acties;
2. Beheren van de programma-administraties, waaronder planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie;
3. Opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;
4. Beheren van het programmadossier (archiveren van programmadocumentatie) en het signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de projectleiding;
5. Opstellen en redigeren van nota's en memo's voor zover het de projectorganisatie betreft.

Kennis en ervaring
Je beschikt over aantoonbare kennis van IV en architectuuronderdelen vanwege het grote IV-gehalte van de innovatieve grensprojecten en de daarbij behorende oplossingen. Je hebt ervaring als programmasecretaris binnen innovatieve grensprojecten en hebt gewerkt in een stakeholderveld van publieke en private partijen in het grensdomein. Tevens heb je aantoonbare ervaring en kennis van Europese subsidie trajecten en hebt de administratie met betrekking tot verkregen Europese subsidies verzorgd.

Competenties
Je haalt voldoening uit het structureren, initiëren en afronden van projecten. Je bent enthousiast over het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen, realisatie en rapportages. Je kunt feedback geven zonder weerstand op te roepen door je 'can do' opstelling. Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Plannen en organiseren
• Resultaatgerichtheid
• Organisatiesensitiviteit
• Netwerken
• Motiveren

Gevraagd

• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring als programmasecretaris in projecten waarin vernieuwing van het grenscontrole proces centraal staat
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring om vanuit de rol als programmasecretaris aan verschillende projecten deel te nemen
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare kennis en ervaring met projectmanagement methodieken zoals Prince, MSP en / of ITIL
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in het samenwerken in projecten in het publieke en private domein
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in en kennis van (verantwoording) van Europese subsidie trajecten
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met innovatieve IT grensprojecten Kandidaat heeft daarin aantoonbare IT projecten gedraaid
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring van Informatievoorziening en onderliggende architectuur in het veiligheidsdomein

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.