Programmasecretaris Den Haag • PlusIT

Plaats: Den Haag
Uren per week: 32
Startdatum: 01-11-2025
Einddatum: 28-02-2027
Optie op verlenging: Ja, 2 x 12 maanden

Opdrachtomschrijving:

De programmasecretaris gaat aan de slag in een aantal IV zware projecten die zowel in opstartende als afrondende fase zitten. Zij / hij zorgt voor een geordende bedrijfsvoering, administratie, vastlegging van de activiteiten en afspraken binnen de projecten, en draagt zorgt voor het initiëren en uitvoeren van nieuwe initiatieven zoals de DTC-1 pilot en andere initiatieven die voortkomen uit de nationale strategie European border management. De Programmasecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van verschillende projectleiders en programma management. De volgende taken worden nauwgezet uitgevoerd. de Projectmanager en het programma kernteam bij de beheersing van het programma. Daartoe voert de Programmaondersteuner de volgende taken nauwgezet uit:

– organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties; -beheren van de programma-administraties, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie

– opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;

– beheren van het programmadossier (archiveren van programmadocumentatie); signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan projectleiding;

– opstellen en redigeren van nota’s en memo’s voor zover het de projectorganisatie betreft.

De programmasecretaris heeft aantoonbare kennis van IV en architectuur onderdelen vanwege het grote IV-gehalte van de innovatieve grensprojecten en vooral de oplossingen die iv zwaar zijn. De programmasecretaris haalt voldoening uit het structureren, initiëren en afronden van de `projecten’. Zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door haar `can do’ opstelling. Competenties die u daarnaast nodig heeft voor het succesvol vervullen van de opdracht zijn:

– Plannen en organiseren

– Resultaatgerichtheid

– Organisatie sensitiviteit

– Netwerken

– Motiveren

– Programma secretaris is bekend met innovatieve grensprojecten. Heeft daarin aantoonbare projecten gedraaid in de rol van programma secretaris.

– Programma secretaris heeft gewerkt in een stakeholderveld van publieke en private partijen in het grensdomein

– programma secretaris heeft aantoonbare ervaring in en kennis van Europese subsidie trajecten. Zij / hij heeft aantoonbaar de administratie verzorgd met betrekking tot de verkregen Europese subsidies

Het programma future borders richt zich op de juiste en tijdige implementatie van Europese verordeningen op het gebied van migratie, grensbeheer en veiligheid. Daarnaast is het programma verantwoordelijk voor de uitvoering van innovatieve grensprojecten in het grensdomein. Deels op eigen initiatief, deels door overname van grensprojecten van A&M. Het programma is op zoek naar een programmasecretaris met ruime ervaring in het grensdomein en die betrokkenheid heeft gehad met lopende grensprojecten met betrekking tot de digitalisering van grenscontrole handelingen en betrokken is geweest bij soortgelijke projecten binnen A&M (voormalig Ministerie van J&V).

Taken:

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

Offsite werken: 1x per week thuiswerken in onderling overleg

Eisen, waar 100% aan moet worden voldaan:

• Minimaal 2 jaar ervaring als programmasecretaris in projecten waarin de vernieuwing van het grenscontrole proces centraal staat
• Minimaal 2 jaar ervaring om vanuit de rol als programmasecretaris aan verschillende projecten deel te nemen
• Minimaal 2 jaar aantoonbare kennis en ervaring met projectmanagement methodieken zoals Prince, MSP en / of ITIL
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in het samenwerken in projecten in het publieke en private domein
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in en kennis van (verantwoording) van Europese subsidie trajecten. Tevens heeft u aantoonbaar de administratie verzorgd met betrekking tot de verkregen Europese subsidies
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met innovatieve IT grensprojecten. U heeft daarin aantoonbare IT projecten gedraaid
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring van Informatievoorziening en onderliggende architectuur in het veiligheidsdomein