Tijdelijke Evenementencoördinator Utrecht • Go Office Recruitment

Vacatureomschrijving

In de functie van Tijdelijke Evenementencoördinator adviseer en begeleid je exposanten rondom de operationele uitvoer van evenementen. Je schakelt met interne afdelingen en leveranciers om te waarborgen dat deze voldoet aan de gemaakte afspraken en gestelde kwaliteit. Samen met je collega's stel je een budget op en houdt dit regelmatig bij om te kijken of de werkelijke kosten voldoen aan de verwachtte kosten. Tijdens de opbouw en gedurende het event ben je het aanspreekpunt voor de interne afdelingen en leveranciers m.b.t. de werkzaamheden voor de exposanten.

Verder bestaan je werkzaamheden uit:

• Adviseren van exposanten over maatwerk en upsell van de standbouw.
• Collega's van Exhibitor Service informeren over specifieke informatie per beurs d.m.v. opstellen briefing.
• Afspraken maken met en briefen van interne afdelingen en leveranciers.
• Contact onderhouden met exposanten in voorbereiding op hun beursdeelname.
• Aannemen, verwerken en uitvoeren van proposities op het gebied van standbouw, maatwerk en facilitaire producten.
• Eerste aanspreekpunt voor de leveranciers, beursteams en exposanten tijdens de opbouw en tijdens het event.
• Toezicht houden op gemaakte afspraken met leveranciers voor en tijdens de opbouw.

Gevraagd

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Operationele ervaring in een commerciële en servicegerichte omgeving.
• Ervaring met eventorganisatie. 
• Beschikbaar van 1 september 2025 t/m 15 november 2025 voor 32 uur in de week.
• Je weet je goed in te leven in de klant, kunt goed luisteren en je bent communicatief vaardig.
• Je beheerst zowel mondeling als schriftelijk de Nederlandse en Engelse taal.
• Indien nodig, ben je in het weekend beschikbaar.

Aanbod

Het betreft een tijdelijke functie van 3 maanden. In deze periode kan je interessante werkervaring opdoen en een goed netwerk opbouwen binnen de evenementenbranche.

Het aanbod bestaat verder uit:

• Bruto salaris van € 3.118 - €3.750 per maand op fulltime basis.
• 8% vakantiegeld en 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.
• Reiskosten worden volledig vergoed.
• Een leuke werkplek gelegen naast het Centraal Station Utrecht.
• Een team met leuke collega’s die elkaar ook buiten werktijden weten te vinden.

Waar je gaat werken

Bij Jaarbeurs draait alles om mooie ontmoetingen, geslaagde evenementen en blije mensen. Hier sta je in het centrum waar de meest innovatieve bedrijven elkaar ontmoeten. Waar vakbeurzen, evenementen en online platforms de interactie tussen mensen, kennis en techniek mogelijk maken.

De afdeling Exhibitor Service is verantwoordelijk voor een soepele en prettige aanloop naar de evenementen en beurzen toe voor haar klanten. Binnen deze afdeling vind je verschillende servicegerichte onderdelen zoals de Visitor Service, Event Service en Event Coördinatie. De afdeling Event Coördinatie zorgt er voor dat elke exposant (deelnemer) succesvol kan deelnemen aan een event, vooral op het gebied van standbouw en facilitaire producten.