Senior Contract en Leveranciersmanager ICT Utrecht • All About Work

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

ml. T168653

Gemeente Utrecht

Functie omschrijving

De Contract- en Leveranciersmanager ICT is verantwoordelijk voor Contractmanagement, Tactisch Leveranciersmanagement en decentrale inkoop. Is aanspreekpunt in het ICT inkoopproces voor de procesen contracteigenaren wat betreft inkoopbehoefte.

Je voert deze rol uit voor 2 teams: het team voor DomstadIT (dat centrale IT diensten levert) en het team voor het domein Bedrijfsvoering. De tijdsverdeling tussen de teams komt gemiddeld op 50/50 uit.

Dit ga je doen

1. Contractmanagement
2. Tactisch Leveranciersmanagement
3. Decentrale inkoop

Ad 1. Contractmanagement

• Participeert in het aanbestedingstraject en voert hierbij de regie over afdeling brede en vakoverstijgende trajecten.
• Bewaakt de contractafspraken en adviseert contracteigenaar over contractmanagement en over de contractmanagement tools van IB JZI (o.a. in gebreke stelling; verlenging; opzegging; ontbinding)
• Toetst offertes op afspraken contractafspraken.
• Rapporteert leveranciersprestatie en financiën aan de contract eigenaren en per kwartaal richting het management.
• Escalaties naar de leverancier.
• Signaleert tijdig einddatums van contracten naar contracteigenaar en life cycle management.
• Beheren van licenties (Software asset management).
• test

Specifiek voor het team bedrijfsvoering heb je een aantal werkzaamheden die voor het einde van het jaar afgerond moeten zijn:

• Afronden inventarisatie i-contracten voor de 10 OO’s binnen het domein
• Vaststellen per OO van de te beheren contracten
• Ervoor zorgen dat de contractdocumentatie op orde komt
• Uitvoeren SPEND analyse en op basis van deze uitkomsten inrichten beheerregime (inclusief rapportages en periodiek overleg)

Ad 2. Tactisch leveranciersmanagement

• Verkennen, starten en onderhouden en – waar relevant – verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met kernleveranciers.
• In samenwerking met leverancier bijdrage leveren aan innovatie beleid.
• Geeft advies t.b.v. de strategische leveranciers en mogelijke veranderingen daarin.
• Ontwikkelt en onderhoud een relatienetwerk.
• Adviseert de operationele leveranciersmanager.
• Adviseert gevraagd en ongevraagd.

Ad 3. Decentrale inkoop

• Aanspreekpunt voor budgethouders/aanvragers over een inkoopbehoefte en adviseert met betrekking tot inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente Utrecht, in samenwerking met JZI;
• Inventariseren van de (te verwachten) inkoopbehoeften in het organisatieonderdeel als input voor het inkoop jaarplan en de gemeente brede aanbestedingskalender.
• Aanspreekpunt voor de relevante productgroep eigenaren voor
  • het vertalen van de betreffende productgroep strategie in inkooptrajecten.
  • informatie van gebruikers of de markt, voorstellen tot standaardisatie, bundeling of samenwerking.
• Toetst op rechtmatigheid en mogelijke afwijkingen van de kaders.
• Afweging maken en advies geven hoe de opdracht ingekocht moet worden om de beste kwaliteitprijsverhouding te krijgen, in ogenschouw nemend de maatschappelijke doelstellingen (MKB, duurzaamheid en social return), het juridisch kader en streeft naar optimalisatie door onder andere bundeling van inkopen.
  • Proces begeleiden van inkooptrajecten.

Functie eisen

• HBO werk- en denkniveau;
• Nevi 2 publiek diploma (of daarmee gelijk)
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met inkoop- of contractmanagement van ICT en informatievoorziening.
• aantoonbare ruime ervaring met het voorbereiden en uitvoeren van complexe ICT Europese aanbestedingen bij de (semi) overheid, en met het opstellen en beoordelen van aanbestedingsstukken voor Cloud en outsourcing trajecten waarbij ook security (AVG) uitgebreid aan bod kwam.
• Aantoonbare ervaring met onderhandelingen en besprekingen voeren met leveranciers waarbij er sprake is van een grote mate van tegengestelde belangen.
• Het kunnen ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk.
• Aantoonbare ervaring met contractmanagement en veranderprocessen.
• Aantoonbare ervaring met projectmatig werken ín multidisciplinaire teams.
• Integer, klantgericht en stressbestendig.
• Analytisch ingesteld en kunt goed anticiperen en communiceren.

Competenties

In de uitvoering van ons werk staan de vier gemeentelijke kernwaarden centraal: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar. Ze komen tot uiting in onze heldere afspraken, servicegerichte en flexibele werkhouding, scherpe (financiële) planning en betrouwbare inzet. Van onze medewerkers verwachten we dat ze – vanuit deze kernwaarden – hun persoonlijke vaardigheden en vakkennis verder ontwikkelen. DomstadIT verwacht van de medewerkers dat zij, ongeacht hun positie in de organisatie, werken in het belang van het grotere geheel van de afdeling en daarvoor brede basisvaardigheden hebben of ontwikkelen en de kennis m.b.t. de specialisatie actueel houden. Van alle medewerkers wordt inzet gevraagd buiten kantoortijden, omdat de ICT dienstverlening 7×24 uur per week geleverd wordt. Groot onderhoud wordt bij voorkeur gepland in het weekend, zodat gebruikers hierdoor zo min mogelijk worden gehinderd

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. HBO werk- en denkniveau;
  2. Nevi 2 publiek diploma (of daarmee gelijk)
  3. Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met inkoop- of contractmanagement van ICT en informatievoorziening.
  4. aantoonbare ruime ervaring met het voorbereiden en uitvoeren van complexe ICT Europese aanbestedingen bij de (semi) overheid, en met het opstellen en beoordelen van aanbestedingsstukken voor Cloud en outsourcing trajecten waarbij ook security (AVG) uitgebreid aan bod kwam.
  5. Aantoonbare ervaring met onderhandelingen en besprekingen voeren met leveranciers waarbij er sprake is van een grote mate van tegengestelde belangen.
  6. Het kunnen ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk.
  7. Aantoonbare ervaring met contractmanagement en veranderprocessen.
  8. Aantoonbare ervaring met projectmatig werken ín multidisciplinaire teams.
  9. Ben je in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht voor dezelfde/vergelijkbare werkzaamheden?
  10. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.
  11. Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
  12. Voor detacheerders: Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?