Frontoffice medewerkster Grashoek • Partner Group

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

WERKZAAMHEDEN

Receptie

• Ontvangst, registratie en doorverwijzing van bezoekers;
• In ontvangst nemen van pakketjes / leveringen en zorgdragen dat deze  op de juiste / bij de juiste collega terecht komen.
• Creëren van gastvrije sfeer door middel van  vriendelijk ontvangst, meelopen, aanbieden koffie, thee  /  water etc.
• Bezoekers informeren over de status van de afspraak;
• Postverwerking: inkomende en uitgaande post, aangetekende post, pakketjes etc;

Telefonie

• Aannemen en afhandelen van het inkomende telefoonverkeer;
• Maken van zorgvuldige terugbelnotities en opvolgen van de afhandeling door collega’s;
• Zorgdragen voor de juiste communicatie ten aanzien bereikbaarheid gedurende collectieve vakanties, feestdagen en andere relevante informatie;
• Organiseren en distribueren van de telefoonabonnementen en devices (telefoons, laptops, etc.);

Managementondersteuning

• Agendabeheer en vastleggen van de afspraken van de DGA;
• Opstellen van agenda’s voor vergaderingen;
• Uitwerken van notulen en verslagen;
• Voorbereiden van vergaderingen en besprekingen van de DGA, zoals relevante tekeningen, notulen, presentaties etc.;
• Uitwerken van presentaties in Power Point;
• Agendabeheer van interne meetings en verzorgen van uitnodigen aan betrokkenen;
• Beheer van de reserveringen van vergaderruimtes;
• Vastleggen van afspraken met externe partijen en locaties;

Overig

• Archiefbeheer;
• Bestellen van kantoor- en verbruiksartikelen;
• Coördineren van onderhoud aan facilitaire apparatuur, waaronder koffiemachine, kopieerapparaat, alarm etc.;
• Beheer abonnementen;
• Zorgdragen voor representatieve uitstraling van entree, receptie en algemene ruimten;
• Samenstellen en verzenden van informatie: brochures, stalen etc.

Al ruim 90 jaar is onze opdrachtgever werkzaam in de bouw. Als bouwbedrijf zijn ze breed georiënteerd. Ze richten zich op nieuwbouw, verbouw, renovatie en onderhoud van woningen en gebouwen. Indien gewenst begeleiden ze een project van de eerste steen tot overhandiging van de sleutels.

WERK- EN DENKNIVEAU & VEREISTE WERKERVARING

• MBO niveau;
• Opleiding in administratieve of secretariële richting;
• Aantoonbare ervaring in een soortgelijke organisatorische functie;
• Goede beheersing van relevante software, programma’s en telefonie;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

 PERSOONLIJKE KENMERKEN:

• Flexibel in werkzaamheden en werktijden;
• Discreet ten aanzien van informatie en organisatie;
• Representatief, klant- en servicegericht en positieve instelling;
• Inlevend in de organisatie ten aanzien van cultuur, samenwerking en veiligheidsbewustzijn.

Een leuke zelfstandige parttime functie voor 24 uur per week in een informele mkb organisatie waar eigen initiatieven aangemoedigd worden;
Prima salaris van minimaal €3656,00 bruto per maand op basis van fulltime;
Bij gebleken geschiktheid wordt het een vaste aanstelling.