Senior Contract en Leveranciersmanager ICT Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat verantwoordelijk zijn voor contractmanagement, tactisch leveranciersmanagement en decentrale inkoop binnen twee teams, waarbij je als aanspreekpunt fungeert voor inkoopbehoeften en samenwerking met leveranciers bevordert.

Functie omschrijving
De Contract- en Leveranciersmanager ICT is verantwoordelijk voor Contractmanagement, Tactisch Leveranciersmanagement en decentrale inkoop. Is aanspreekpunt in het ICT inkoopproces voor de proces- en contracteigenaren wat betreft inkoopbehoefte.
Je voert deze rol uit voor 2 teams: het team voor DomstadIT (dat centrale IT diensten levert) en het team voor het domein Bedrijfsvoering. De tijdsverdeling tussen de teams komt gemiddeld op 50/50 uit.

Dit ga je doen
1. Contractmanagement
2. Tactisch Leveranciersmanagement
3. Decentrale inkoop

Ad 1. Contractmanagement
– Participeert in het aanbestedingstraject en voert hierbij de regie over afdeling brede en vakoverstijgende trajecten.
– Bewaakt de contractafspraken en adviseert contracteigenaar over contractmanagement en over de contractmanagement tools van IB JZI (o.a. in gebreke stelling; verlenging; opzegging; ontbinding)
– Toetst offertes op afspraken contractafspraken.
– Rapporteert leveranciersprestatie en financiën aan de contract eigenaren en per kwartaal richting het management.
– Escalaties naar de leverancier.
– Signaleert tijdig einddatums van contracten naar contracteigenaar en life cycle management.
– Beheren van licenties (Software asset management).

Specifiek voor het team bedrijfsvoering heb je een aantal werkzaamheden die voor het einde van het jaar afgerond moeten zijn:
– Afronden inventarisatie i-contracten voor de 10 OO’s binnen het domein
– Vaststellen per OO van de te beheren contracten
– Ervoor zorgen dat de contractdocumentatie op orde komt
– Uitvoeren SPEND analyse en op basis van deze uitkomsten inrichten beheerregime (inclusief rapportages en periodiek overleg)

Ad 2. Tactisch leveranciersmanagement
– Verkennen, starten en onderhouden en – waar relevant – verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met kernleveranciers.
– In samenwerking met leverancier bijdrage leveren aan innovatie beleid.
– Geeft advies t.b.v. de strategische leveranciers en mogelijke veranderingen daarin.
– Ontwikkelt en onderhoud een relatienetwerk.
– Adviseert de operationele leveranciersmanager.
– Adviseert gevraagd en ongevraagd.

Ad 3. Decentrale inkoop
Aanspreekpunt voor budgethouders/aanvragers over een inkoopbehoefte en adviseert met betrekking tot inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente Utrecht, in samenwerking met JZI;
– Inventariseren van de (te verwachten) inkoopbehoeften in het organisatieonderdeel als input voor het inkoop jaarplan en de gemeente brede aanbestedingskalender.
– Aanspreekpunt voor de relevante productgroep eigenaren voor het vertalen van de betreffende productgroep strategie in inkooptrajecten.
– Informatie van gebruikers of de markt, voorstellen tot standaardisatie, bundeling of samenwerking.
– Toetst op rechtmatigheid en mogelijke afwijkingen van de kaders.
– Afweging maken en advies geven hoe de opdracht ingekocht moet worden om de beste kwaliteit-prijsverhouding te krijgen, in ogenschouw nemend de maatschappelijke doelstellingen (MKB, duurzaamheid en social return), het juridisch kader en streeft naar optimalisatie door onder andere bundeling van inkopen.
– Proces begeleiden van inkooptrajecten.

In de uitvoering van ons werk staan de vier gemeentelijke kernwaarden centraal: open, wendbaar, scherp en betrouwbaar. Ze komen tot uiting in onze heldere afspraken, servicegerichte en flexibele werkhouding, scherpe (financiële) planning en betrouwbare inzet. Van onze medewerkers verwachten we dat ze – vanuit deze kernwaarden – hun persoonlijke vaardigheden en vakkennis verder ontwikkelen. DomstadIT verwacht van de medewerkers dat zij, ongeacht hun positie in de organisatie, werken in het belang van het grotere geheel van de afdeling en daarvoor brede basisvaardigheden hebben of ontwikkelen en de kennis m.b.t. de specialisatie actueel houden. Van alle medewerkers wordt inzet gevraagd buiten kantoortijden, omdat de ICT dienstverlening 7×24 uur per week geleverd wordt. Groot onderhoud wordt bij voorkeur gepland in het weekend, zodat gebruikers hierdoor zo min mogelijk worden gehinderd.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.