Projectleider inkooprechtmatigheid en contractbeheer 32u/w Gemeente Heerenveen Heerenveen • Gemeente Heerenveen

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Standplaats: HEERENVEEN
Duur: 15-09-2025 - 31-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 02-09-2025

De Gemeente Heerenveen wil voor in eerste instantie de periode 15 september 2025 t/m 31 december 2025 (28–32 uur per week) een ervaren projectleider inhuren die leiding geeft aan het oplossen van acute inkooponrechtmatigheden en het opstellen én in gang zetten van een plan van aanpak om toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen. Belangrijke onderdelen zijn het invoeren van contractmanagement, het versterken van de inkoop- en contractmanagementprocessen, het creëren van draagvlak, het doorbreken van patronen en het meenemen van de organisatie en het bestuur in deze verbetering.

Aanleiding

In het kader van organisatieontwikkeling zijn onrechtmatigheden in de inkoopprocessen zichtbaar geworden. Naast de in de jaarrekening 2024 geconstateerde onrechtmatigheid dreigt ook in 2025 en 2026 een verhoogd risico. Het college wil:

• de huidige situatie spoedig corrigeren;

• structureel borgen van rechtmatige inkoop en contractmanagement;

• daarbij gedrags- en cultuurverandering realiseren met betrekking tot de inkoop en aanbestedingsprocessen.

Een aantal reeds ingezette danwel voorgenomen beheersmaatregelen zijn:

• hogere frequentie van spendanalyses (met functiescheiding en versterkte VIC-rol);

• vooraf bestuurlijk besluit bij onvermijdelijke onrechtmatigheid;

• versterking inkoopkennis en naleving aanbestedingsregels;

• implementeren en versterken contractadministratie en -beheer

De opdracht

Een onderzoek en analyse naar de oorzaak van de ontstane onrechtmatigheid heeft plaatsgevonden door een extern onderzoeksbureau. Binnenkort wordt de rapportage met aanbevelingen opgeleverd. De aanbevelingen uit de rapportage krijgen een plek in dit project.

De opdrachtnemer levert gedurende de opdrachtperiode de volgende resultaten op:

• Plan van Aanpak

- Uitgewerkt PVA met concrete maatregelen, mijlpalen en acties voor structurele borging van rechtmatige inkoop.

- Fundering voor een contractmanagementproces met tijdige signalering van risico's.

• Implementatie & Cultuur

- Begeleiding bij invoering van procesafspraken en interne controles.

- Organiseren van sessies gericht op houding, gedrag, draagvlak en het doorbreken van patronen.

• Stakeholdermanagement

- Actieve en transparante communicatie met college van B&W, portefeuillehouder en organisatie.

• Afronding

- Eindrapportage met behaalde resultaten en aanbevelingen voor borging.

Indien na oplevering van het plan van aanpak blijkt dat implementatie en verdere uitvoering binnen de organisatie aanvullende begeleiding en sturing vereist, kan de opdracht worden verlengd zodat de projectleider óók verantwoordelijk wordt voor de implementatie van het plan van aanpak en de borging van de duurzame projectresultaten.

Functie-eisen:
U voegt een cv van maximaal 3 pagina's A4 toe.
De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met professionalisering van inkoopprocessen.
De kandidaat heeft ervaring met inkoop binnen een gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie.
De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar ervaring in een managementfunctie waaruit blijkt dat op MT-niveau geschakeld kan worden met de nodige organisatiesensitiviteit. Benoem dit duidelijk in het CV.
De kandidaat is in het bezit van de volgende certificaten/of bewijs van deelname:
o Nevi 1
o Nevi 2
o CATS CM
o Prince2 Foundation
De kandidaat heeft aantoonbare kennis van aanbestedingswetgeving, rechtmatige inkoop en contractmanagement.
De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met verandermanagement.

Wensen:
De kandidaat heeft minimaal 10 Europese aanbestedingen binnen het IT-domein voor gemeentelijke organisaties en waterschappen begeleid.