Bestuurssecretaresse Weert • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Zie jij complex agendabeheer als een leuke puzzel en haal je voldoening uit het ondersteunen van bestuurders en directie? Als secretarieel medewerker bestuur ben jij de schakel die alles soepel laat verlopen. Of het nu gaat om het plannen van vergaderingen, het afhandelen van verzoeken of het aannemen van de telefoon, jij zorgt ervoor dat onze bestuurders en directieleden volledig ontzorgd worden.

Je werkt in een team van 4 collega’s en samen ondersteunen jullie het college van burgemeester en wethouders en de directie. Binnen het team is elke secretaresse gekoppeld aan meerdere bestuurders of directieleden, maar bij afwezigheid vervang je elkaar uiteraard. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de directie en maakt onderdeel uit van het bestuur- en managementsecretariaat.

• Als secretariële rechterhand van directieleden deadlines en prioriteiten bewaken.
• Het eerste aanspreekpunt zijn voor interne en externe contacten van de directieleden.
• Complex agendabeheer uitvoeren en keuzes maken in prioriteiten en planning.
• Inkomende post en e-mail verwerken en waar mogelijk zelfstandig behandelen of aan de directieleden voorleggen, met vertrouwelijkheid.
• Vergaderstukken (laten) voorbereiden, coördineren en in de systemen plaatsen.
• Administratief ondersteunen in het bestuurlijk besluitvormingsproces, zowel in de voorbereiding als in de nazorg.

Je start je dag met het verwerken van verzoeken voor afspraken met directieleden en zoekt telkens naar een geschikt moment in hun agenda’s. Je regelt vergaderlocaties en faciliteiten zodat directieleden zich kunnen richten op hun afspraken. Je bent het aanspreekpunt voor directieleden en collega’s en stemt zaken af om het werk soepel te laten verlopen.

Daarnaast zorg je ervoor dat vergaderstukken tijdig zijn aangeleverd, correct in het systeem geplaatst worden en dat besluiten goed verwerkt worden. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris om te controleren of agenda’s compleet zijn en verstuurd kunnen worden. Je bent vooral bezig met het oplossen van een complexe dagelijkse puzzel rondom agendabeheer en administratieve ondersteuning.

Let op: Je sluit niet aan bij vergaderingen en je maakt geen notulen.

Gevraagd

Eisen:

1. Aantoonbare werkervaring hebt in een vergelijkbare functie en/of binnen een bestuurssecretariaat
2. De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk, en bij voorkeur ook basiskennis hebt van Engels of Duits
3. Zelfstandig kunt werken, snel schakelt en goed prioriteiten kunt stellen in een dynamische omgeving
4. Je flexibel bent in de uren en dagen die je kunt werken
5. Veel ervaring hebt met bestuurlijke besluitvormingsprocessen, zowel in de voorbereiding als in de afhandeling

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.