Bestuurssecretaresse Weert • Bright Professionals

Duik in de wereld van bestuursondersteuning binnen een gemeente, waar jouw talent voor complex agendabeheer en het prioriteren van deadlines centraal staat. Als Bestuurssecretaresse ben je het middelpunt voor directieleden en bestuurders, waarbij je samen met een klein team zorgt voor een vlekkeloze ondersteuning. Je dagelijkse uitdaging bestaat uit het jongleren met agendapuzzels en het waarborgen van een gestroomlijnde administratieve processen. Intrigeert wat je hebt gehoord? Ontdek nu meer!

Functieomschrijving
Voor Gemeente Weert zoeken wij een Bestuurssecretaresse. Zie jij complex agendabeheer als een leuke uitdaging en haal je voldoening uit het ondersteunen van bestuurders en directie? In deze rol als secretarieel medewerker bestuur ben jij de schakel die zorgt dat alles soepel verloopt voor het college van burgemeester en wethouders en de directie van de Gemeente Weert.

Je werkt in een team van vier collega’s. Samen ondersteunen jullie het bestuur en de directie bij alle voorkomende secretariële en administratieve taken. Elk teamlid is gekoppeld aan meerdere bestuurders of directieleden, maar bij afwezigheid nemen jullie elkaars taken over. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de directie.

Daarnaast maak je deel uit van het brede team van het bestuur- en managementsecretariaat. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het bestuur en de directie, terwijl het managementsecretariaat er is voor het management. Je bent onderdeel van de afdeling Concernstaf, waar onder andere de teams Communicatie en HR toe behoren. Ook werk je nauw samen met de directiesecretaris.

Jouw verantwoordelijkheden

• Deadlines en prioriteiten bewaken als secretariële rechterhand van directieleden.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor interne en externe contacten van de directieleden.
• Complex agendabeheer uitvoeren en hierbij keuzes maken in prioriteiten en planning.
• Inkomende post en e-mails verwerken, zelfstandig behandelen of vertrouwelijk voorleggen aan de directieleden.
• Vergaderstukken (laten) voorbereiden, coördineren en in de systemen plaatsen.
• Administratieve ondersteuning bieden in het bestuurlijk besluitvormingsproces, zowel in de voorbereiding als in de nazorg.

Een werkdag in deze functie

Je start je laptop op en vindt verschillende verzoeken van collega’s en externe partijen om afspraken te plannen met directieleden. Je zoekt de juiste momenten in drukke agenda’s, regelt vergaderplekken en faciliteiten zodat directieleden zich volledig op hun afspraken kunnen richten. Tussendoor komt een directielid met verzoeken of voor een kort gesprek.

Je bent het grootste deel van de dag bezig met het plannen en wijzigen van afspraken. Ondertussen zorg je ervoor dat vergaderstukken zijn aangeleverd, in het juiste systeem worden geplaatst en besluiten correct worden verwerkt. Je hebt overleg met de directiesecretaris om te controleren of de agenda voor het college van burgemeester en wethouders compleet is. Je stemt snel nog zaken af met een directielid voordat je verder gaat met de volgende actiepunten. Let op: je sluit zelf niet aan bij vergaderingen en maakt geen notulen; je bent vooral degene die elke dag de complexe puzzel van planningen oplost.

Jouw profiel

• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het ondersteunen van bestuurders of directieleden.
• Je bent stressbestendig, nauwkeurig en kunt goed prioriteiten stellen.
• Je communiceert duidelijk en schakelt makkelijk tussen verschillende taken.
• Je werkt graag samen in een team, maar bent ook zelfstandig sterk.
• Discretie en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

Functie wensen
Geen