Secretaresse (Exclusief bij OverheidZZP) Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat de agenda’s van wethouders en directie beheren, ondersteuning bieden aan je team, vergaderstukken voorbereiden en fungeren als aanspreekpunt, terwijl je complexe taken efficiënt en zelfstandig uitvoert.

We zoeken iemand die; 
* Secretarieel sterk is
* Overheids of gemeentelijke ervaring heeft (provincie of rijk ook goed) dat helpt net om beter de organisatie te snappen.
* Per direct beschikbaar is. 
* Contract loopt tot begin november. 2 goede maanden dus het liefst zo min mogelijk inwerken.
* Verlenging eventueel mogelijk
* ZZP is bespreekbaar, voorkeur is detachering.  

Opdracht
Wij hebben ruimte voor een nieuwe collega. Om al onze taken een plekje te geven en de tijd te overbruggen naar de komst van onze nieuwe collega zijn wij op zoek naar een tijdelijke invulling door een ervaren professional in bestuurs- en managementondersteuning.

Wat ga je doen?
Samen met je collega secretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders, directie en MT gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team en met vakinhoudelijke teams in de organisatie. Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directie en MT. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je de vergaderstukken klaar en zorgt je dat deze geannoteerd zijn, ontvang je bezoek en regel je facilitaire zaken. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Wat neem je mee?
Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, ook naar je collega’s toe, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denkt proactief mee en vooruit. Ook op inhoud, de breedte en diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Is hybride werken mogelijk: nee.

Overige informatie
De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.