Domeinsecretaris Utrecht • SynProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar Domeinsecretaris. 

ls Domeinsecretaris binnen het Subdomein Grens & Migratie vorm je dé spil in het subdomein en lever je primair ondersteuning aan het kernteam en de medewerkers van het subdomein. Het kernteam bestaat uit het Hoofd Subdomein en Release Train Engineers, waar je op dagelijkse basis nauw mee samenwerkt en daarnaast een hechte band mee opbouwt. Jij bent de drijvende kracht en onmisbare schakel in de dagelijkse  ondersteuning van het subdomein. Je vervult een centrale rol in het soepel laten verlopen van interne bedrijfsprocessen en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van directe collega’s binnen het subdomein. Je werkzaamheden zijn veelzijdig, dynamisch en sterk afwisselend.

Jouw werkzaamheden bestaan uit: 

• Organiseren en ondersteunen van evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen, (ook notuleren/actiepuntenlijsten/besluitenlijsten);
• Inrichten, onderhouden en beheren van de afdeling Sharepoint, Confluence en Jira omgevingen;
• Ondersteunen van het kernteam en de verschillende secties bij het invullen van vacatures; 
• Het monitoren en administratief afhandelen van contractverlengingen en afstemming met de verschillende secties;
• Beheren van de algemene subdomein Outlook inbox en agenda;
• Proactief meedenken en werken aan diverse in- en externe procesverbeteringen;
• Agendabeheer van diverse kernteamleden;
• Inrichten, onderhouden en ondersteunen van een on- en offboarding proces voor nieuwe en bestaande collega's; 
• Verzorgen van diverse nieuwsbrieven; 
• Ondersteunen bij het tot stand komen van diverse interne formele documenten en rapportages; 

Je vervult niet alleen een administratief ondersteunende rol, maar ook een rol met een sterk coördinerend en procesmatig karakter binnen het kernteam en daarnaast het volledige subdomein. Je bent een proactieve, gestructureerde en servicegerichte collega. Je houdt van overzicht en kunt je draai vinden in een snel veranderende omgeving. Je gaat geen uitdaging uit de weg en krijgt energie van het ontzorgen van je directe collega's.

Tot slot, als Domeinsecretaris heb je een verbindende rol binnen het team en het bredere domein. Jij bent vaak het eerste aanspreekpunt en draagt met jouw betrokkenheid, behulpzaamheid en overzicht bij aan een positieve en open werksfeer. Je weet wat er speelt, houdt de lijnen kort en zorgt ervoor dat collega's zich ondersteund en gehoord voelen. Met jouw gevoel voor samenwerking en oog voor detail draag je actief bij aan een professionele, inclusieve en collegiale cultuur waarin iedereen zijn werk goed kan doen.

Als Domeinsecretaris kom je te werken binnen het COMMIT (Commando Materieel & IT). Binnen het COMMIT vormt het JIVC (Joint Informatievoorziening Commando) hét IT bedrijf van Defensie. Jouw opdracht wordt binnen het JIVC vormgegeven door subdomein Grens & Migratie. Dit subdomein werkt primair aan de systeemketens voor de grenstaken van de Koninklijke Marachaussee (KMar).

Door de huidige geopolitieke ontwikkelingen, jaren van bezuinigingen en de snel toenemende digitalisering, staat Defensie voor grote uitdagingen. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, is het op het gebied van digitalisering essentieel om op korte termijn op te schalen en versneld resultaten te behalen. Dit geldt ook voor de afdelingen COC2 en I&V, waar groei en noodzakelijk is om te voldoen aan de steeds groter wordende vraag. Oude processen moeten worden herzien en nieuwe, slimme oplossingen moeten worden geïmplementeerd. Dit vraagt om pionierswerk: samen schakelen naar een hogere versnelling in een systeem dat lange tijd te weinig ruimte heeft gekregen om te innoveren. Hiervoor maken we gebruik van het SAFe framework en worden we ondersteund door agile coaches. Als Domeinsecretaris kom je te werken in een omgeving die continu aan verandering onderhevig is en waar geen werkdag hetzelfde is.

Subdomein Grens & Migratie bevindt zich in een fase van sterke groei en professionalisering. In deze dynamiek speel jij als Domeinsecretaris een cruciale rol. Jij zorgt ervoor dat processen goed ingericht en op elkaar afgestemd blijven, dat medewerkers snel en correct worden geholpen bij praktische zaken zoals accounts, autorisaties of onboarding, en dat interne communicatie helder en gestructureerd verloopt. Zo help je mee om een stevig fundament te leggen voor een professioneel, efficiënt en goed samenwerkend team.

• Kandidaat beschikt over HBO/WO werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft ervaring in uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, in woord en geschrift. 
• De kandidaat is in staat om systematisch te handelen om tijdens wijzigingen te reageren op de dagelijkse behoefte qua ondersteuning zodat serviceonderbrekingen kunnen worden voorkomen of geminimaliseerd en informatiebeveiligingseisen worden gehandhaafd.
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als PMO of secretaris
• De kandidaat beschikt over actuele kennis van agile werken. Termen zoals Epics, User Stories, Definition of Done and Ready spreken voor zich.
• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring binnen een grote overheidsorganisaties.
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met Prince 2 en/of SAFe omgevingen.

• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met het opzetten van Sharepointpagina's en het onderhouden hiervan.
• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met het organiseren van vergaderingen en grotere bijeenkomsten voor groepen tot ca. 100 personen.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met het werken in Jira.

• Een Nederlands CV in word formaat (inclusief voorletters, woonplaats, geboortedatum)
• Persoonlijke motivatie gericht op het functieprofiel
• Beschikbaarheid en geplande vakanties
• All-in uurtarief (incl. reiskosten, parkeerkosten en verblijf, excl. BTW)