Domeinsecretaris Utrecht • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Domeinsecretaris. 

Als domeinsecretaris binnen het subdomein grens migratie ben jij de spil in het subdomein en lever je primair ondersteuning aan het kernteam en de medewerkers van het subdomein. Je werkt dagelijks nauw samen met het hoofd subdomein en release train engineers en bouwt een hechte band met hen op. Je bent de drijvende kracht en onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning van het subdomein en zorgt voor een soepel verloop van interne bedrijfsprocessen. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor vragen van directe collega’s binnen het subdomein.

Verantwoordelijkheden

• Organiseren en ondersteunen van evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief notuleren en opstellen van actie- en besluitenlijsten;
• Inrichten, onderhouden en beheren van de afdeling Sharepoint, Confluence en Jira omgevingen;
• Ondersteunen van het kernteam en de verschillende secties bij het invullen van vacatures;
• Monitoren en administratief afhandelen van contractverlengingen en afstemming met de verschillende secties;
• Beheren van de algemene subdomein Outlook inbox en agenda;
• Proactief meedenken en werken aan diverse in- en externe procesverbeteringen;
• Agendabeheer van diverse kernteamleden;
• Inrichten, onderhouden en ondersteunen van een on- en offboarding proces voor nieuwe en bestaande collega’s;
• Verzorgen van diverse nieuwsbrieven;
• Ondersteunen bij het opstellen van diverse interne formele documenten en rapportages.

Profiel

Je vervult niet alleen een administratief ondersteunende rol, maar ook een rol met een sterk coördinerend en procesmatig karakter binnen het kernteam en het volledige subdomein. Je bent een proactieve, gestructureerde en servicegerichte collega die houdt van overzicht en zich goed kan aanpassen aan een snel veranderende omgeving. Je gaat geen uitdaging uit de weg en krijgt energie van het ontzorgen van je directe collega’s.

Persoonlijke eigenschappen

Als domeinsecretaris heb je een verbindende rol binnen het team en het bredere domein. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt en draagt met jouw betrokkenheid, behulpzaamheid en overzicht bij aan een positieve en open werksfeer. Je weet wat er speelt, houdt de lijnen kort en zorgt ervoor dat collega’s zich ondersteund en gehoord voelen. Met jouw gevoel voor samenwerking en oog voor detail draag je actief bij aan een professionele, inclusieve en collegiale cultuur waarin iedereen zijn werk goed kan doen.

Gevraagd

• Je beschikt over HBO/WO werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring in uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, in woord en geschrift
• Je bent in staat om systematisch te handelen om tijdens wijzigingen te reageren op de dagelijkse behoefte qua ondersteuning zodat serviceonderbrekingen kunnen worden voorkomen geminimaliseerd en informatiebeveiligingseisen worden gehandhaafd
• Je beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als PMO of secretaris
• Je beschikt over actuele kennis van agile werken. Termen zoals Epics, User Stories, Definition of Done and Ready spreken voor zich
• Je hebt bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring binnen een grote overheidsorganisaties
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met Prince 2 en/of SAFe omgevingen

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.