Medewerker Personeelsadministratie en Servicedesk Utrecht • Diakonessenhuis

Ben je een aanpakker die HR-vragen helder en foutloos beantwoordt, processen slimmer maakt en zorgt voor een vlekkeloze personeelsadministratie? Dan is deze functie op onze HR Servicedesk echt iets voor jou!

Dit ga je doen

Als Medewerker Personeelsadministratie en Servicedesk ben je hét aanspreekpunt voor medewerkers, leidinggevenden en andere interne klanten bij HR-gerelateerde vragen. Je combineert administratieve nauwkeurigheid met klantgerichte service. Je beantwoordt zelfstandig mondeling, telefonisch of via het ticketsysteem vragen over HR-processen, arbeidsvoorwaarden, cao en verlof. Daarnaast zorg je ervoor dat complexe vraagstukken op de juiste plek terechtkomen.

Daarnaast verwerk je personele gegevens in ons HR-systeem (AFAS), stel je contracten en brieven op en verzorg je mutaties, zoals indiensttreding, wijzigingen en uitdiensttreding. Ook de verzuimadministratie en administratie rondom mobiliteit behoren tot je taken. Je signaleert verbeterkansen, denkt actief mee over procesoptimalisatie en draagt zo bij aan een professionele en toegankelijke HR-dienstverlening.

Een greep uit jouw takenpakket

• Verwerken en controleren van mutaties, personeelsgegevens, contracten en brieven (over instroom, uitstroom, contractwijzigingen en (verlof)aanvragen).
• Beantwoorden van eerstelijnsvragen over arbeidsvoorwaarden, cao, verlof, verzuim, personeelsregelingen, salaris en het HR-systeem (AFAS).
• Registreren, beheren en opvolgen van meldingen via telefoon, ticketsysteem of live.
• Samenwerken met HR-collega’s en de 2e lijn bij complexere casussen.
• Maandelijkse controles uitvoeren op aanwezigheid van registraties en aflopende contracten.
• Bijdragen aan projecten binnen de afdeling, terugkerende vragen signaleren en meedenken over procesverbeteringen.
• Up-to-date houden van kennis over HR-processen, wet- en regelgeving, cao Ziekenhuizen en interne richtlijnen.

Hier kom je te werken

Je werkt in een modern kantoor naast Stadion Galgenwaard, op loopafstand van het ziekenhuis, waar alle ondersteunende diensten samenwerken. Als Medewerker Personeelsadministratie en Servicedesk kom je terecht in het PSA-team. Een collegiaal en gezellig team van vijftien collega’s, waar samenwerking en ontwikkeling centraal staan. Samen zorgen jullie voor een vlekkeloze personeels- en salarisadministratie. We vieren successen, delen kennis en blijven onze afdeling continu verbeteren!

Dit heb je in huis

Je bent nauwkeurig en hebt oog voor detail, maar verliest het overzicht niet. Betrouwbaar, flexibel en integer pak je zaken proactief op en help je collega’s en medewerkers met een klantgerichte, vriendelijke houding. Ook onder druk blijf je kalm en houd je overzicht. Je denkt actief mee over verbeteringen, leert snel en volgt acties zorgvuldig op. Met jouw heldere communicatie zorg je dat iedereen snel en goed geholpen wordt.

Dit breng je mee

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in HRM of administratie;
• Enkele jaren werkervaring in een klantgerichte functie, bij voorkeur binnen een HR servicedesk of (personeels-)administratie;
• Kennis van administratieve processen, met name op het gebied van personeelsadministratie (ervaring met AFAS en een ticketsysteem is een pré);
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, mondeling én schriftelijk;
• Je bent beschikbaar op vrijdag.

Dit krijg je ervoor terug

• Jaarcontract van 20-24 uur per week (met uitzicht op verlenging).
• Een salaris van € 3.102,- tot € 4.177,- bruto per maand (FWG 45) bij 36 uur per week. Goed om te weten: in februari 2026 komt er 2% bij door onze nieuwe cao. En in augustus nog eens 2%. Mooi vooruitzicht!
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- per jaar.
• Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van allebei 8,33%.
• Een reiskostenvergoeding volgens de cao Ziekenhuizen. Reis je met het ov en woon je minimaal 10 kilometer van het werk? Dan vergoeden we je ov-kosten volledig.
• Een aantrekkelijke fietsregeling om voordelig een nieuwe fiets te kopen.
• Activiteiten en borrels met collega’s, o.a. georganiseerd door JongDiak en onze personeelsvereniging.
• Maak gebruik van online yogalessen en jaarlijkse mindfulness training.
• Jezelf blijven ontwikkelen met trainingen via onbeperkte toegang tot GoodHabitz.

Meer weten over deze vacature?

Neem gerust contact op met Katrien van Deursen, Teammanager Personeels- en salarisadministratie. Stuur een mailtje via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of bel naar . We helpen je graag verder met je vragen!

De vacature staat open, totdat we een geschikte kandidaat hebben gevonden.

Voordat je in dienst komt heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig en vragen we naar twee referenties.