Domeinsecretaris Utrecht • ItaQ Interim Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als Domeinsecretaris binnen het Sub domein Grens & Migratie vorm je dé spil in het sub domein en lever je primair ondersteuning aan het kernteam en de medewerkers van het sub domein. Het kernteam bestaat uit het Hoofd Sub domein en Release Train Engineers, waar je op dagelijkse basis nauw mee samenwerkt en daarnaast een hechte band mee opbouwt. Jij bent de drijvende kracht en onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning van het sub domein. Je vervult een centrale rol in het soepel laten verlopen van interne bedrijfsprocessen en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van directe collega’s binnen het sub domein. Je werkzaamheden zijn veelzijdig, dynamisch en sterk afwisselend. Jouw werkzaamheden bestaan uit:

• Organiseren en ondersteunen van evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen, (ook notuleren/actiepuntenlijsten/besluitenlijsten);
• Inrichten, onderhouden en beheren van de afdeling Sharepoint, Confluence en Jira omgevingen;
• Ondersteunen van het kernteam en de verschillende secties bij het invullen van vacatures;
• Het monitoren en administratief afhandelen van contractverlengingen en afstemming met de verschillende secties;
• Beheren van de algemene sub domein Outlook inbox en agenda;
• Proactief meedenken en werken aan diverse in- en externe procesverbeteringen;
• Agendabeheer van diverse kernteamleden;
• Inrichten, onderhouden en ondersteunen van een on- en off boarding proces voor nieuwe en bestaande collega's;
• Verzorgen van diverse nieuwsbrieven;
• Ondersteunen bij het tot stand komen van diverse interne formele documenten en rapportages;

Je vervult niet alleen een administratief ondersteunende rol, maar ook een rol met een sterk coördinerend en procesmatig karakter binnen het kernteam en daarnaast het volledige sub domein. Je bent een proactieve, gestructureerde en servicegerichte collega. Je houdt van overzicht en kunt je draai vinden in een snel veranderende omgeving. Je gaat geen uitdaging uit de weg en krijgt energie van het ontzorgen van je directe collega's. Tot slot, als Domeinsecretaris heb je een verbindende rol binnen het team en het bredere domein. Jij bent vaak het eerste aanspreekpunt en draagt met jouw betrokkenheid, behulpzaamheid en overzicht bij aan een positieve en open werksfeer. Je weet wat er speelt, houdt de lijnen kort en zorgt ervoor dat collega's zich ondersteund en gehoord voelen. Met jouw gevoel voor samenwerking en oog voor detail draag je actief bij aan een professionele, inclusieve en collegiale cultuur waarin iedereen zijn werk goed kan doen.

• Kandidaat beschikt over HBO/WO werk- en denkniveau.
• Kandidaat heeft ervaring in uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, in woord en geschrift.
• De kandidaat is in staat om systematisch te handelen om tijdens wijzigingen te reageren op de dagelijkse behoefte qua ondersteuning zodat serviceonderbrekingen kunnen worden voorkomen of geminimaliseerd en informatiebeveiligingseisen worden gehandhaafd.
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als PMO of secretaris
• De kandidaat beschikt over actuele kennis van agile werken. Termen zoals Epics, User Stories, Definition of Done and Ready spreken voor zich.
• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring binnen een grote overheidsorganisaties.
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met Prince 2 en/of SAFe omgevingen.

• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met het opzetten van Sharepointpagina's en het onderhouden hiervan.
• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met het organiseren van vergaderingen en grotere bijeenkomsten voor groepen tot ca. 100 personen.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met het werken in Jira.

Aanbod

ZZP: Nee Inhuurtermijn:
12 maanden Uren: 36 per week
Verlenging: Ja, 3x12 maanden
Start: 1 oktober 2025
Eind: 30 september 2026
Standplaats: Utrecht
Thuiswerken: Bespreekbaar