Projectleider structuur en processen Den Haag • All About Work

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

ml. T170198

VNG

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Om de activiteiten van de VNG voor gemeenten mogelijk te maken, is een sterke en professionele ondersteuning noodzakelijk. Deze ondersteuning wordt geleverd door Bedrijfsvoering, bestaande uit de teams:

• Financiën en Control (FC)
• Human Resources (HR)
• Business Support / Portfoliomanagement-Planning-en-Control (PPC)
• Facilitaire Dienstverlening (FD)
• Informatisering & Automatisering (I&A)

In totaal omvat dit circa vijfenzeventig vaste medewerkers en ongeveer vijfentwintig tijdelijk ingehuurde professionals. De dienstverlening aan concernonderdelen buiten VNG Bureau vindt plaats via een dienstverleningsovereenkomst (dvo).

Sinds 1 januari 2025 is Bedrijfsvoering gezamenlijk georganiseerd voor zowel Bureau als Realisatie. De ingezette doorontwikkeling heeft als doel:

• het serviceniveau te verhogen,
• klantgerichtheid te verbeteren,
• processen en systemen te optimaliseren,
• de samenwerking te versterken.

Hierbij wordt gewerkt met het concept van businesspartners: vaste aanspreekpunten binnen Bedrijfsvoering die de wensen en eisen vanuit de primaire processen vertalen naar passende producten, adviezen of oplossingen. Bedrijfsvoering vervult hierbij een faciliterende, adviserende en kaderstellende rol.

Voor het realiseren van deze doorontwikkeling wordt een tijdelijke changeorganisatie ingericht. Deze bestaat uit een programmamanager change en vijf projectleiders met de thema’s:

• Planning & Control / Financiën
• Serviceconcept (wat doen we, wie doet het en hoe werken we samen)
• Structuur (inrichting van processen, rollen en verantwoordelijkheden)
• Informatisering
• Interne communicatie
• Daarnaast is er een programmamanager Cultuur en Leiderschap om de verandering te verankeren.

De changeorganisatie werkt aanvullend op de bestaande lijnteams en ontwikkelt verbeteringen in nauwe afstemming met het Management Team Bedrijfsvoering. De resultaten worden geborgd in de lijnorganisatie, zodat de verandering blijvend is. Het changeteam is tijdelijk en heft zichzelf op zodra de gewenste veranderingen zijn gerealiseerd en geborgd.

Naast de doorontwikkeling van Bedrijfsvoering loopt er, met een apart changeteam, ook organisatieontwikkeling op thema’s als leiderschap en opdrachtgericht samenwerken.

In deze context wordt voor het thema Structuur een ervaren professional ingezet. Deze levert een zelfstandige en resultaatgerichte bijdrage, werkt op basis van vooraf vastgestelde doelstellingen en kaders, en zorgt voor overdraagbare resultaten die door de lijnorganisatie blijvend kunnen worden toegepast.

De professional treedt op als projectleider organisatiestructuur binnen de changeorganisatie. De kern van deze opdracht is het ontwerpen en optimaliseren van de organisatiestructuur van Bedrijfsvoering, inclusief:

• Rollen
• Verantwoordelijkheden
• Processen
• Besluitvormingsroutes

Hierbij wordt gekeken naar de aansluiting tussen teams, functies, bevoegdheden en de strategische doelen van de organisatie.

De professional brengt een onafhankelijke en deskundige blik, vertaalt analyses naar concrete verbeter- en inrichtingsvoorstellen, en levert producten op die direct door de lijnorganisatie kunnen worden toegepast en geborgd. Het werk wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met interne stakeholders, maar zonder inbedding in de hiërarchische lijn.

Het doel is te komen tot een structuur die helderheid geeft over rollen en verantwoordelijkheden, efficiëntie en kwaliteit verhoogt en het functioneren van teams en de organisatie als geheel versterkt.

De professional heeft de vrijheid om, binnen de gestelde randvoorwaarden, de eigen werkwijze te bepalen. De werkzaamheden zijn resultaatgericht en gefaseerd, met tussentijdse oplevermomenten.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Uitvoeren van analyses op basis van de nulmeting en 100-dagenanalyse, aangevuld met interviews en documentstudie
• Opstellen van een helder beeld van de huidige structuur, rollen, processen en verantwoordelijkheden
• Formuleren van concrete, onderbouwde voorstellen voor optimalisatie van structuur, processen en rolverdeling
• Begeleiden van besluitvorming door het opstellen van complete en beargumenteerde voorstellen
• Afstemmen van ontwerpvoorstellen met relevante interne stakeholders om draagvlak te creëren
• Documenteren van opgeleverde ontwerpen en verbeteringen, zodat deze overdraagbaar zijn en geborgd kunnen worden in de lijnorganisatie

De professional werkt zelfstandig, legt verantwoording af op de afgesproken momenten, en levert resultaten op in lijn met de vooraf vastgestelde planning en kwaliteitscriteria.

Aan het einde van de opdracht:

• Zijn de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen Bedrijfsvoering en tussen Bedrijfsvoering en andere organisatieonderdelen duidelijk en effectief ingericht
• Sluiten verantwoordelijkheden in de praktijk aan bij de formele afspraken
• Is er een organisatiestructuur die:
  • Een goede span of attention/control waarborgt voor leidinggevenden
  • Teamsamenstellingen biedt die aansluiten op doelen en benodigde expertise
  • Een logische en efficiënte taak- en rolverdeling kent
• Sluiten de sleutelprocessen goed op elkaar aan en zijn er geen dubbele of overbodige processtappen
• Is de samenwerking tussen teams en afdelingen efficiënt en effectief
• Zijn alle opgeleverde ontwerpen, procesbeschrijvingen en afspraken vastgelegd, zodat deze blijvend toepasbaar zijn in de lijnorganisatie

Risico’s bij de opdracht:

• Verbeteringen worden niet integraal doorgevoerd, waardoor knelpunten blijven bestaan in samenhangende processen
• Wijzigingsvoorstellen passen niet binnen de beschikbare middelen of begroting
• Onvoldoende draagvlak bij interne teams of stakeholders kan leiden tot afwijkingen van de gemaakte afspraken
• Besluitvorming of interne beschikbaarheid vertraagt de voortgang van het traject

Afhankelijkheden:

• Tijdige besluitvorming in de daarvoor aangewezen gremia
• Actieve medewerking van interne medewerkers bij analyse, toetsing en borging van verbeteringen
• Beschikbaarheid van benodigde informatie en documentatie

De professional houdt rekening met deze afhankelijkheden in de planning, borgt voortgang door tijdige signalering van knelpunten, en zorgt dat de resultaten overdraagbaar zijn aan de organisatie.

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf. Het niet voldoen aan een of meerdere eisen betekent uitsluiting van verdere beoordeling van de inschrijving (knock-out).

De eisen zijn:

• Minimaal afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van bedrijfskunde, procesmanagement of iets vergelijkbaars
• Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een bedrijfsvoering verandertraject
• Minimaal twee jaar werkervaring op een bedrijfsvoeringsafdeling/ bij een overheidsorganisatie of overheidsgerelateerde organisatie
• Minimaal twee jaar werkervaring als verantwoordelijke voor wijzigingen in organisatiestructuur en/of procesmanagement, met aantoonbare kennis van eventuele OR- en HR-trajecten
• Minimaal vier jaar werkervaring als verantwoordelijke voor (onderdelen van) een ontwikkeltraject voor een afdeling Bedrijfsvoering
• Alle eisen zijn aantoonbaar op grond van het bij deze aanbestedingsprocedure ingediende cv en de bijbehorende motivatie

Competenties:

• Aansturen groep
• Motiveren
• Netwerken
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Resultaatgerichtheid
• Zelfontwikkeling

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld.

• Werkervaring als projectleider op een bedrijfsvoeringsafdeling bij een overheidsorganisatie of overheidsgerelateerde organisatie
• Werkervaring als verantwoordelijke voor wijzigingen in organisatiestructuur en/of procesmanagement
• Werkervaring als verantwoordelijke voor (onderdelen van) een succesvol afgerond ontwikkeltraject voor een afdeling Bedrijfsvoering

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van bedrijfskunde, procesmanagement of iets vergelijkbaars
  2. Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een bedrijfsvoering verandertraject
  3. Minimaal twee jaar werkervaring op een bedrijfsvoeringsafdeling/ bij een overheidsorganisatie of overheidsgerelateerde organisatie
  4. Minimaal twee jaar werkervaring als verantwoordelijke voor wijzigingen in organisatiestructuur en/of procesmanagement, met aantoonbare kennis van eventuele OR- en HR-trajecten
  5. Minimaal vier jaar werkervaring als verantwoordelijke voor (onderdelen van) een ontwikkeltraject voor een afdeling Bedrijfsvoering
  6. Alle eisen zijn aantoonbaar op grond van het bij deze aanbestedingsprocedure ingediende cv en de bijbehorende motivatie
  7. Werkervaring als projectleider op een bedrijfsvoeringsafdeling bij een overheidsorganisatie of overheidsgerelateerde organisatie
  8. Werkervaring als verantwoordelijke voor wijzigingen in organisatiestructuur en/of procesmanagement
  9. Werkervaring als verantwoordelijke voor (onderdelen van) een succesvol afgerond ontwikkeltraject voor een afdeling Bedrijfsvoering
  10. Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee)
  11. Voor detacheerders: Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  12. Voor deze vacature is het schrijven van een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.

Salaris