Projectleider structuur en processen Lelystad • Masters in Public

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale
overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we
in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen
onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd
vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de
vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.
1.2 Over Bedrijfsvoering
Om de activiteiten van de VNG voor gemeenten mogelijk te maken, is een sterke en professionele
ondersteuning noodzakelijk. Deze ondersteuning wordt geleverd door Bedrijfsvoering, bestaande
uit de teams Financiën en Control (FC), Human Resources (HR), BusinessSupport/Portfoliomanagement-Planning-en-Control (PPC), Facilitaire Dienstverlening (FD) en
Informatisering & Automatisering (I&A). In totaal omvat dit circa vijfenzeventig vaste medewerkers
en ongeveer vijfentwintig tijdelijk ingehuurde professionals. De dienstverlening aan
concernonderdelen buiten VNG Bureau vindt plaats via een dienstverleningsovereenkomst (dvo).
Sinds 1 januari 2025 is Bedrijfsvoering gezamenlijk georganiseerd voor zowel Bureau als
Realisatie. De ingezette doorontwikkeling heeft als doel het serviceniveau te verhogen,
klantgerichtheid te verbeteren, processen en systemen te optimaliseren en de samenwerking te
versterken. Hierbij wordt gewerkt met het concept van businesspartners: vaste aanspreekpunten
binnen Bedrijfsvoering die de wensen en eisen vanuit de primaire processen vertalen naar
passende producten, adviezen of oplossingen. Bedrijfsvoering vervult hierbij een faciliterende,
adviserende en kaderstellende rol. Voor het realiseren van deze doorontwikkeling wordt een
tijdelijke changeorganisatie ingericht. Deze bestaat uit een programmamanager change en vijf
projectleiders met de thema’s:
• Planning & Control / Financiën
• Serviceconcept (wat doen we, wie doet het en hoe werken we samen)
• Structuur (inrichting van processen, rollen en verantwoordelijkheden)
• Informatisering
• Interne communicatie
Daarnaast is er een programmamanager Cultuur en Leiderschap om de verandering te
verankeren. De changeorganisatie werkt aanvullend op de bestaande lijnteams en ontwikkelt
verbeteringen in nauwe afstemming met het Management Team Bedrijfsvoering.
De resultaten worden geborgd in de lijnorganisatie, zodat de verandering blijvend is. Het
changeteam is nadrukkelijk tijdelijk en heft zichzelf op zodra de gewenste veranderingen zijn
gerealiseerd en geborgd. Naast de doorontwikkeling van Bedrijfsvoering loopt er, met een apart
changeteam, ook organisatieontwikkeling op thema’s als leiderschap en opdrachtgericht
samenwerken.
In deze context wordt voor het thema Structuur een ervaren professional ingezet. Deze levert een
zelfstandige en resultaatgerichte bijdrage, werkt op basis van vooraf vastgestelde doelstellingen
en kaders, en zorgt voor overdraagbare resultaten die door de lijnorganisatie blijvend kunnen
worden toegepast.
1.3 Omschrijving van de opdracht
De professional treedt op als projectleider organisatiestructuur binnen de changeorganisatie. De
kern van deze opdracht is het ontwerpen en optimaliseren van de organisatiestructuur van
Bedrijfsvoering, inclusief rollen, verantwoordelijkheden, processen en besluitvormingsroutes.
Hierbij wordt gekeken naar de aansluiting tussen teams, functies, bevoegdheden en de
strategische doelen van de organisatie.
De professional brengt een onafhankelijke en deskundige blik, vertaalt analyses naar concrete
verbeter- en inrichtingsvoorstellen, en levert producten op die direct door de lijnorganisatie kunnen
worden toegepast en geborgd. Het werk wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met interne
stakeholders, maar zonder inbedding in de hiërarchische lijn.
Het doel is te komen tot een structuur die helderheid geeft over rollen en verantwoordelijkheden,
efficiëntie en kwaliteit verhoogt en het functioneren van teams en de organisatie als geheel
versterkt.
1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De professional heeft de vrijheid om, binnen de gestelde randvoorwaarden, de eigen werkwijze te
bepalen. De werkzaamheden zijn resultaatgericht en gefaseerd, met tussentijdse
oplevermomenten.
Belangrijkste werkzaamheden:
• Uitvoeren van analyses op basis van de nulmeting en 100-dagenanalyse, aangevuld met
interviews en documentstudie.
• Opstellen van een helder beeld van de huidige structuur, rollen, processen en
verantwoordelijkheden.
• Formuleren van concrete, onderbouwde voorstellen voor optimalisatie van structuur,
processen en rolverdeling.
• Begeleiden van besluitvorming door het opstellen van complete en beargumenteerde
voorstellen.
• Afstemmen van ontwerpvoorstellen met relevante interne stakeholders om draagvlak te
creëren.
• Documenteren van opgeleverde ontwerpen en verbeteringen, zodat deze overdraagbaar
zijn en geborgd kunnen worden in de lijnorganisatie. De professional werkt zelfstandig,
legt verantwoording af op de afgesproken momenten, en levert resultaten op in lijn met de
vooraf vastgestelde planning en kwaliteitscriteria.
1.5 Resultaat van de opdracht
Aan het einde van de opdracht:
• Zijn de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen Bedrijfsvoering en tussen
Bedrijfsvoering en andere organisatieonderdelen duidelijk en effectief ingericht.
• Sluiten verantwoordelijkheden in de praktijk aan bij de formele afspraken.
• Is er een organisatiestructuur die:
o Een goede span of attention/control waarborgt voor leidinggevenden;
o Teamsamenstellingen biedt die aansluiten op doelen en benodigde expertise;
o Een logische en efficiënte taak- en rolverdeling kent.
• Sluiten de sleutelprocessen goed op elkaar aan en zijn er geen dubbele of overbodige
processtappen.
• Is de samenwerking tussen teams en afdelingen efficiënt en effectief
• Zijn alle opgeleverde ontwerpen, procesbeschrijvingen en afspraken vastgelegd, zodat
deze blijvend toepasbaar zijn in de lijnorganisatie.
Bij de opdracht zijn de volgende risico’s aan de orde:
• Verbeteringen worden niet integraal doorgevoerd, waardoor knelpunten blijven bestaan in
samenhangende processen.
• Wijzigingsvoorstellen passen niet binnen de beschikbare middelen of begroting.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten 5/8
• Onvoldoende draagvlak bij interne teams of stakeholders kan leiden tot afwijkingen van de
gemaakte afspraken.
• Besluitvorming of interne beschikbaarheid vertraagt de voortgang van het traject.
Er gelden de volgende afhankelijkheden:
• Tijdige besluitvorming in de daarvoor aangewezen gremia.
• Actieve medewerking van interne medewerkers bij analyse, toetsing en borging van
verbeteringen.
• Beschikbaarheid van benodigde informatie en documentatie.
De professional houdt rekening met deze afhankelijkheden in de planning, borgt voortgang door
tijdige signalering van knelpunten, en zorgt dat de resultaten overdraagbaar zijn aan de
organisatie.