- Projectleider structuur en processen Den Haag • FlexIntens Werving, Selectie & Detachering

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor de VNG is FlexIntens op zoek naar een - Projectleider structuur en processen voor 36 uur per week.

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Over Bedrijfsvoering
Om de activiteiten van de VNG voor gemeenten mogelijk te maken, is een sterke en professionele ondersteuning noodzakelijk. Deze ondersteuning wordt geleverd door Bedrijfsvoering, bestaande uit de teams Financiën en Control (FC), Human Resources (HR), Business- Support/Portfoliomanagement-Planning-en-Control (PPC), Facilitaire Dienstverlening (FD) en Informatisering & Automatisering (I&A). In totaal omvat dit circa vijfenzeventig vaste medewerkers en ongeveer vijfentwintig tijdelijk ingehuurde professionals. De dienstverlening aan concernonderdelen buiten VNG Bureau vindt plaats via een dienstverleningsovereenkomst (dvo).

Sinds 1 januari 2025 is Bedrijfsvoering gezamenlijk georganiseerd voor zowel Bureau als Realisatie. De ingezette doorontwikkeling heeft als doel het serviceniveau te verhogen, klantgerichtheid te verbeteren, processen en systemen te optimaliseren en de samenwerking te versterken. Hierbij wordt gewerkt met het concept van businesspartners: vaste aanspreekpunten binnen Bedrijfsvoering die de wensen en eisen vanuit de primaire processen vertalen naar passende producten, adviezen of oplossingen. Bedrijfsvoering vervult hierbij een faciliterende, adviserende en kaderstellende rol. Voor het realiseren van deze doorontwikkeling wordt een tijdelijke changeorganisatie ingericht. Deze bestaat uit een programmamanager change en vijf projectleiders met de thema’s:

• Planning & Control / Financiën
• Serviceconcept (wat doen we, wie doet het en hoe werken we samen)
• Structuur (inrichting van processen, rollen en verantwoordelijkheden)
• Informatisering
• Interne communicatie

Daarnaast is er een programmamanager Cultuur en Leiderschap om de verandering te verankeren. De changeorganisatie werkt aanvullend op de bestaande lijnteams en ontwikkelt verbeteringen in nauwe afstemming met het Management Team Bedrijfsvoering.

De resultaten worden geborgd in de lijnorganisatie, zodat de verandering blijvend is. Het changeteam is nadrukkelijk tijdelijk en heft zichzelf op zodra de gewenste veranderingen zijn gerealiseerd en geborgd. Naast de doorontwikkeling van Bedrijfsvoering loopt er, met een apart changeteam, ook organisatieontwikkeling op thema’s als leiderschap en opdrachtgericht samenwerken.

In deze context wordt voor het thema Structuur een ervaren professional ingezet. Deze levert een zelfstandige en resultaatgerichte bijdrage, werkt op basis van vooraf vastgestelde doelstellingen en kaders, en zorgt voor overdraagbare resultaten die door de lijnorganisatie blijvend kunnen worden toegepast.

Omschrijving van opdracht

De professional treedt op als projectleider organisatiestructuur binnen de changeorganisatie. De kern van deze opdracht is het ontwerpen en optimaliseren van de organisatiestructuur van Bedrijfsvoering, inclusief rollen, verantwoordelijkheden, processen en besluitvormingsroutes. Hierbij wordt gekeken naar de aansluiting tussen teams, functies, bevoegdheden en de strategische doelen van de organisatie. De professional brengt een onafhankelijke en deskundige blik, vertaalt analyses naar concrete verbeter- en inrichtingsvoorstellen, en levert producten op die direct door de lijnorganisatie kunnen worden toegepast en geborgd. Het werk wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met interne stakeholders, maar zonder inbedding in de hiërarchische lijn. Het doel is te komen tot een structuur die helderheid geeft over rollen en verantwoordelijkheden, efficiëntie en kwaliteit verhoogt en het functioneren van teams en de organisatie als geheel versterkt.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• plevermomenten. Belangrijkste werkzaamheden:
• Uitvoeren van analyses op basis van de nulmeting en 100-dagenanalyse, aangevuld met interviews en documentstudie.
• Opstellen van een helder beeld van de huidige structuur, rollen, processen en verantwoordelijkheden.
• Formuleren van concrete, onderbouwde voorstellen voor optimalisatie van structuur, processen en rolverdeling.
• Begeleiden van besluitvorming door het opstellen van complete en beargumenteerde voorstellen.
• Afstemmen van ontwerpvoorstellen met relevante interne stakeholders om draagvlak te creëren.
• Documenteren van opgeleverde ontwerpen en verbeteringen, zodat deze overdraagbaar zijn en geborgd kunnen worden in de lijnorganisatie. De professional werkt zelfstandig, legt verantwoording af op de afgesproken momenten, en levert resultaten op in lijn met de vooraf vastgestelde planning en kwaliteitscriteria.

Resultaat van de opdracht

• Aan het einde van de opdracht:
• Zijn de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen Bedrijfsvoering en tussen Bedrijfsvoering en andere organisatieonderdelen duidelijk en effectief ingericht.
• Sluiten verantwoordelijkheden in de praktijk aan bij de formele afspraken.
• Is er een organisatiestructuur die:
  o Een goede span of attention/control waarborgt voor leidinggevenden;
  o Teamsamenstellingen biedt die aansluiten op doelen en benodigde expertise;
  o Een logische en efficiënte taak- en rolverdeling kent.
• Sluiten de sleutelprocessen goed op elkaar aan en zijn er geen dubbele of overbodige processtappen.
• Is de samenwerking tussen teams en afdelingen efficiënt en effectief
• Zijn alle opgeleverde ontwerpen, procesbeschrijvingen en afspraken vastgelegd, zodat deze blijvend toepasbaar zijn in de lijnorganisatie.
  
  Bij de opdracht zijn de volgende risico’s aan de orde:
• Verbeteringen worden niet integraal doorgevoerd, waardoor knelpunten blijven bestaan in samenhangende processen.
• Wijzigingsvoorstellen passen niet binnen de beschikbare middelen of begroting.
• Onvoldoende draagvlak bij interne teams of stakeholders kan leiden tot afwijkingen van de gemaakte afspraken.
• Besluitvorming of interne beschikbaarheid vertraagt de voortgang van het traject.
  
  Er gelden de volgende afhankelijkheden:
• Tijdige besluitvorming in de daarvoor aangewezen gremia.
• Actieve medewerking van interne medewerkers bij analyse, toetsing en borging van verbeteringen.
• Beschikbaarheid van benodigde informatie en documentatie.

De professional houdt rekening met deze afhankelijkheden in de planning, borgt voortgang door tijdige signalering van knelpunten, en zorgt dat de resultaten overdraagbaar zijn aan de organisatie.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Het ingediende cv en eventueel de aangeleverde motivatiebrief moet aantonen dat aangeboden kandidaat minimaal beschikt over onderstaande eisen
2. Minimaal afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur op het gebied van bedrijfskunde, procesmanagement of iets vergelijkbaars
3. Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een bedrijfsvoering verandertraject
4. Minimaal twee jaar werkervaring op een bedrijfsvoeringsafdeling/ bij een overheidsorganisatie of overheidsgerelateerde organisatie
5. Minimaal twee jaar werkervaring als verantwoordelijke voor wijzigingen in organisatiestructuur en/of procesmanagement. Daarbij aantoonbare kennis met eventuele OR en HR trajecten
6. Minimaal vier jaar werkervaring als verantwoordelijke voor (onderdelen van) een ontwikkeltraject voor een afdeling Bedrijfsvoering

Wensen:

1. Werkervaring als projectleider op een bedrijfsvoeringsafdeling bij een overheidsorganisatie of overheidsgerelateerde organisatie
2. Werkervaring als verantwoordelijke voor wijzigingen in organisatiestructuur en/of procesmanagement
3. Werkervaring als verantwoordelijke voor (onderdelen van) een succesvol afgerond ontwikkeltraject voor een afdeling Bedrijfsvoering

Aanbod

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
36 uur per week.

Waar je gaat werken

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 15-09-2025 om 12:00.