Projectsecretaris Circulair Ambachtcentrum Medel Geldermalsen • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als projectsecretaris ben je een onmisbare schakel binnen de projectorganisatie van het circulair ambachtscentrum. Je hebt kennis van het afvaldomein en speelt een cruciale rol bij het plannen, organiseren en documenteren van het project. Je ondersteunt en bewaakt de financiële en personele planning, zodat deze processen soepel verlopen. Je zorgt ervoor dat de projectmanager, het projectteam, de stuurgroep en het bouwteam altijd over de juiste informatie beschikken.

Documentbeheer en verslaglegging: Je bent verantwoordelijk voor het beheer van projectdocumentatie en notuleert (project)vergaderingen.

Ondersteuning projectmanager: Je werkt nauw samen met de projectmanager bij het opstellen van rapportages, het bewaken van de planning(en) en het voorbereiden van presentaties.

Planning en communicatie: Je draagt zorg voor het efficiënt inplannen van vergaderingen en andere projectbijeenkomsten en het versturen van notulen, uitnodigingen en agendapunten.

Financiële rapportage en risicobeheer: Je verzamelt financiële gegevens en levert input voor financiële rapportages aan de projectmanager en de stuurgroep. Je ondersteunt bij het bijhouden van de uitputting van projectbudgetten, signaleert en rapporteert afwijkingen en bent alert op financiële risico’s zoals onverwachte kosten of onvoldoende budget. Deze risico’s leg je vast in een risicoregister.

Personele planning: Je ondersteunt de projectmanager bij het bijhouden van de capaciteitsplanning en urenregistratie van intern personeel.

Aanspreekpunt projectteam: Je bent het aanspreekpunt voor het gehele projectteam en de stuurgroep voor vragen over planning, beschikbaarheid en afspraken en zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden.

Gevraagd

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Aantoonbare werkervaring met bestuurlijk sensitieve dossiers
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met projectondersteuning

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke werkomgeving met politieke invloeden
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring bij een (semi)overheid
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met advisering aan bestuur, MT en aanverwante stakeholders
• CV eisen: Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.