Senior Secretaresse | 32 uur Amsterdam • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor een internationale organisatie in Amsterdam Centrum zoeken wij een ervaren (senior) secretaresse die plezier haalt uit organiseren, ondersteunen én het soepel laten draaien van het kantoor. In deze rol combineer je klassieke secretariële ondersteuning met office-taken en ben je een vertrouwd aanspreekpunt in een internationale omgeving in de financiële sector.

Je bent de spil van het kantoor: de agenda’s lopen dankzij jou op rolletjes, reizen zijn tot in detail geregeld en vergaderingen verlopen vlekkeloos. Met jouw gastvrije uitstraling zorg je voor een warm welkom aan bezoekers en collega’s, en achter de schermen breng je overzicht en structuur in alles wat er speelt. Zo maak je het verschil, elke dag opnieuw.

• Beheren van agenda’s en plannen van (internationale) afspraken en Teams-meetings
• Organiseren van zakenreizen en verwerken van reisdeclaraties
• Voorbereiden en coördineren van vergaderingen, lunches en bijeenkomsten
• Gastvrij ontvangen van bezoekers, klanten en kandidaten
• Afhandelen van inkomende communicatie (telefoon, e-mail, post)
• Ondersteunen van het dagelijkse kantoorbeheer: voorraad, leveranciers en gebouwbeheer
• Coördineren van de onboarding van nieuwe collega’s samen met HR
• Basis IT- en facilitaire ondersteuning bij werkplekken en accounts
• Bijhouden van databases en administratieve systemen (training wordt geboden)
• Schakelen tussen het lokale kantoor en internationale teams

In deze veelzijdige rol, voor 32 uur per week, krijg je de ruimte om je ervaring en organisatorisch talent te combineren met afwisselende kantoorwerkzaamheden. Je bent zichtbaar, representatief en zorgt voor een prettige en professionele werkomgeving waar iedereen op kan bouwen.

Ben jij klaar om deze uitdagende rol te vervullen binnen een toonaangevende internationale organisatie? Dan ontmoeten we je graag!

In deze rol draait het om vertrouwen, overzicht en professionaliteit. Jij bent iemand die graag de regie neemt, structuur brengt in de hectiek en met vanzelfsprekendheid ondersteunt – zowel de directeur als het bredere team. Met jouw discretie, flexibiliteit en organisatietalent houd je alles soepel draaiend, ook wanneer plannen ineens veranderen.

Je schakelt moeiteloos tussen vooruitdenken en praktisch uitvoeren, blijft rustig onder druk en behoudt altijd de professionele uitstraling die bij deze internationale omgeving hoort.

• Je hebt ruime ervaring (ca. 5 jaar of meer) als secretaresse, management assistent of office professional, liefst in een internationale of zakelijke omgeving
• Je bent discreet, betrouwbaar en werkt zorgvuldig met oog voor detail
• Je communiceert sterk, zowel in Nederlands als in vloeiend Engels
• Je hebt plezier in organiseren, denkt vooruit en houdt overzicht
• Je bent flexibel, proactief en gewend om in een dynamische context te schakelen
• Je bent handig met MS Office en leert snel werken met nieuwe systemen en tools
• Je werkt zelfstandig, maar weet ook verbinding te maken met het team

De rol is voor 32 uur per week en vindt plaats op het prachtige kantoor aan de Amsterdamse grachten. De locatie is uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer of per fiets.

Herken jij jezelf hierin en zie je jezelf als het hart van ons kantoor? Dan maken we graag kennis met jou.

In deze rol ben je veel meer dan alleen een secretaresse: je bent het kloppende hart van het kantoor. Je werkt zelfstandig, neemt het voortouw waar nodig en ziet direct het resultaat van jouw inzet in een prettige en professionele omgeving. Collegialiteit, openheid en vertrouwen vormen de basis, en jij bent degene die het kantoor soepel en georganiseerd laat draaien.

Dit kun je verwachten:

• Direct een contract bij onze opdrachtgever
• Een aantrekkelijk 'all-in' salaris, maximaal € 5.625 bruto per maand o.b.v. 40 uur (dit salaris is inclusief vakantiegeld, vakantiedagen en reiskosten), passend bij jouw ervaring en verantwoordelijkheden
• Een werkweek van 32 uur, verdeeld over vier dagen, waardoor je de vrijdag vrij hebt voor een optimale werk-privébalans
• Extra financiële compensatie voor je pensioen, zodat je je toekomst zelf kunt vormgeven
• Een zelfstandige, zichtbare rol waarin jouw organisatorische talent en ervaring volledig tot hun recht komen
• Werken in een internationaal team op een prachtig kantoor aan de Amsterdamse grachten, uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer of de fiets

Wil jij werken in een omgeving waar vertrouwen, zelfstandigheid en internationale samenwerking samenkomen? Dan is dit jouw kans om als secretaresse én office assistant echt impact te maken.

Sinds de oprichting in 2005 heeft deze internationale investeringsmaatschappij zich ontwikkeld tot een belangrijke speler in de wereld van overnames, herstructureringen en strategisch advies. Met ruim 400 professionals verdeeld over tien kantoren in Europa en Noord-Amerika, staat de organisatie bekend om haar deskundigheid én het vermogen om complexe vraagstukken succesvol aan te pakken.

Het kantoor in Amsterdam, prachtig aan de gracht gelegen, ademt professionaliteit én persoonlijkheid. Hier werk je samen met collega’s die scherp, doelgericht en analytisch zijn, maar ook oog hebben voor samenwerking en een prettige werkcultuur. Het is een omgeving waarin je snel schakelt, initiatief wordt gewaardeerd en je ruimte krijgt om jezelf verder te ontwikkelen.

Werken hier betekent onderdeel zijn van een team dat hoge kwaliteit nastreeft in alles wat het doet, maar waar ook plezier, betrokkenheid en onderlinge verbinding belangrijk zijn. Het is een plek waar je zichtbaar impact maakt, waar je ideeën er toe doen en waar je het gevoel hebt dat jouw bijdrage echt telt.