Project Support Officer (PSO) Leeuwarden • Masters in Public

Opdrachtomschrijving
Project Support Officer (PSO) – IT De Project Support Officer (PSO)- IT is verantwoordelijk voor het bieden van administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning aan het IT programma om ervoor te zorgen dat het programma soepel verloopt. De PSO moet de volgende resultaten behalen:

Efficiënte coördinatie
Alle vergaderingen en bijeenkomsten worden tijdig gepland en uitgevoerd.
Het bijhouden en coördinatie van het IT programma, waaronder de tijdlijnen, planningen en deadlines.
Signaleren als er overschrijdingen plaatsvinden en interventies o.a. bij vertragingen.
De IT programmanager heeft altijd een actuele agenda en is goed voorbereid op alle bijeenkomsten en PI sessies.
De communicatie tussen teamleden, belanghebbenden en andere partijen die bij het IT project betrokken zijn, verloopt soepel en efficiënt.
Kwaliteit van (IT) documentatie
Alle programmadocumentatie (projectsheet, PID, etc..) is up to date, volledig en gemakkelijk toegankelijk voor teamleden.
Het archief is georganiseerd en makkelijk doorzoekbaar, zodat teamleden snel de benodigde informatie kunnen vinden.
De documentatie voldoet aan alle relevante standaarden (IT) en regelgeving.
Effectieve communicatie
Alle belanghebbenden zijn goed geïnformeerd over het IT programma en de voortgang.
De communicatie tussen teamleden, belanghebbenden en andere partijen die bij het project betrokken zijn, is open, transparant en efficiënt.
Er worden regelmatig rapporten en updates verstrekt aan de programmanager en andere belanghebbenden.
Kwaliteit van het IT programma
De PSO ondersteunt de IT programmanager bij het bewaken en waarborgen van de kwaliteit van de programmaresultaten.
Er worden regelmatig (IT) evaluaties en reviews uitgevoerd om te zorgen dat het programma aan de vereiste standaarden voldoet.
De PSO helpt bij het identificeren en mitigeren van risico’s en problemen die de kwaliteit van het programma kunnen beïnvloeden.
IT-ondersteuning.
Het team heeft toegang tot alle benodigde IT-tools en -systemen om hun werk efficiënt uit te voeren.
De PSO ondersteunt het team bij het gebruik van IT-tools en -systemen, zoals projectmanagementsoftware en collaboration tools Jira.
Er worden regelmatig updates en trainingen verstrekt om te zorgen dat het team de nieuwste IT-tools en -systemen kan gebruiken.
Achtergrond opdracht
De programma-ondersteuningsmedewerker (PSO)-IT is verantwoordelijk voor het bieden van de uitvoerende ondersteuning aan de IT programmamanager (PM) en het IT programmateam. De PSO is de rechterhand van de programmamanager en faciliteert de voortgang van het programma. Het programma valt binnen de afdeling IT ( Data&IV) en heeft een stuurgroep op strategisch niveau. De PSO verzorgt de contacten met belanghebbende partijen en kijkt waar processen geoptimaliseerd kunnen worden. Als PSO is het zijn/haar/diens taak om de PM zoveel mogelijk te ontzorgen tijdens het programma.