Directiesecretaresse Dordrecht • Yacht

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Gemeente Dordrecht - Directiesecretaresse

Je plek in de organisatie als Directiesecretaresse:

De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO) verzorgt binnen het Cluster Management en Ondersteuning de secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning van het college B&W en de Opgave- en Clustermanagers. BMO is per direct op zoek naar een bestuursondersteuner voor de gemeentesecretaris.

Je werkzaamheden en profiel als Directiesecretaresse:

Je beheert de informatievoorziening ten behoeve van de gemeentesecretaris rondom de lopende en zich aandienende zaken. Inventariseert nauwgezet de stand van zaken van in behandeling zijnde dossiers en informeert de gemeentesecretaris tijdig over de voortgang van belangrijke, bestuurlijk gevoelige opdrachten en doet suggesties voor procedurele oplossingen in geval van vertraging in het proces.

Het is een vereiste om je tot op zekere hoogte inhoudelijk in de dossiers te verdiepen om de gemeentesecretaris daarbij te kunnen ondersteunen. Je levert een bijdrage in de optimalisering van procedures en systemen ten behoeve van informatieverwerking en –voorziening. Je handelt door de gemeentesecretaris gedane toezeggingen af. Je zoekt voor de “problemen van alle dag” die zich zowel telefonisch als schriftelijk kunnen aandienen een oplossing en handelt deze zoveel mogelijk zelfstandig af.

In overleg met de gemeentesecretaris behandel je proactief ingekomen post en e-mail, maakt afspraken en houdt zijn agenda bij. Je screent vergaderstukken op data en afspraken en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Je hebt een belangrijke signaalfunctie over in- en externe actuele ontwikkelingen die de portefeuille van de gemeentesecretaris betreffen.

Functie-eisen

• Ruime ervaring als directie/bestuurs secretaresse in een politiek bestuurlijke omgeving.
• Je hebt belangstelling voor politiek bestuur en gevoel voor politieke verhoudingen. Het functioneren van een gemeentelijke organisatie is je bekend. Politieke sensitiviteit is van belang in deze functie.
• Je kunt inschatten welke informatie vertrouwelijk/politiek gevoelig is en je gaat daarmee integer om.
• Je kunt goed prioriteiten stellen.
• Je beschikt over uitstekende contactuele eigenschappen en sociale vaardigheden die je in staat stellen met diverse soorten mensen om te gaan.
• Daarnaast kenmerkt je optreden zich door een grote mate van zelfstandigheid, stressbestendigheid, flexibiliteit en accuratesse. Je bent bekend met de nieuwste ontwikkelingen en vaardigheden op ICT-gebied.
• Je hebt een opleiding op havo/vwo-niveau en een secretaresseopleiding en jaren werkervaring op het niveau van directiesecretaresse of managementassistente.

• Functietitel: Directiesecretaresse 
• Contractvorm: Detachering, wegens de aard van de functie is ZZP uitgesloten
• Reden inhuur: tijdelijke vervanging
• Schaal: 9 Gemeente CAO op basis van kennis en ervaring
• Aantal uren: 36 uur per week bij voorkeur, minimaal 32
• Startdatum: z.s.m.
• Duur voor nu: 3 maanden met optie tot verlenging 
• Datum gesprekken: volgt

Ben jij ZZP-er en mis het hebben van fijne collega's? Dan is een dienstverband bij YACHT zeker het overwegen waard!

Deze rol staat niet open voor ZZP-ers. Ben je ZZP-er kijk dan eens op  om je in te schrijven en op de hoogte te zijn van mooie freelance opdrachten!