Bestuurssecretaresse 24-32 uur Gulpen • TRIXXO Nederland

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

De medewerker bestuurssecretariaat kabinet is een belangrijke schakel binnen de organisatie en ondersteunt voornamelijk de Burgemeester. Voert de kabinetstaken uit, beheert agenda’s, e-mails, correspondentie en declaraties en bereidt vergaderingen voor in iBabs. Door professionele en representatieve ondersteuning zorgt de medewerker voor een efficiënt verloop van processen en een optimale ondersteuning van het college en directie. De medewerker onderhoudt een vertrouwensrelatie met het college van burgemeester en wethouders en het directieteam en gaat daar zorgvuldig en integer mee om.

Een greep uit je taken:

• Draagt zorg voor agendabeheer van Burgemeester (en waar nodig ook van wethouders en/of directieleden) en fungeert als centraal aanspreek- en informatiepunt voor zowel in- als externen.
• Bewaakt inkomende mails, bereidt afspraken en (bestuurlijke) vergaderingen voor en verricht daaruit voortvloeiende werkzaamheden.
• Verzorgt postafhandeling.
• Bereid in- en externe bezoeken voor en coördineert presentaties.
• Coördineert en organiseert representatieve activiteiten/bezoeken t.b.v. jubilea (jarigen en huwelijken).
• Verzorgt aanmeldingen, vervoer en accommodaties en maandelijkse (reis)declaraties college en directieteam.
• Coördineert de voordrachten en uitreikingen van Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, het jongerenlintje, lintjesregen en de Uitstralingsprijs. Verzorgt de intake, toetst en beoordeelt aanvragen en verzoeken aan de hand van beleid, wet- en regelgeving en zorg voor een compleet digitaal dossier.
• Heeft bij gelegenheid representatieve taken, zoals gastvrouw tijdens ontvangsten (ook in de avonduren en weekenden) en introduceren van sprekers.
• Draagt zorg voor verzenden en up to date houden van adresbestanden voor de jaarlijkse kerstkaarten en uitnodigingen nieuwjaarsreceptie.

Je komt te werken bij de Gemeente Gulpen-Wittem, een organisatie waar collegialiteit en professionaliteit hoog in het vaandel staan. Je maakt deel uit van een hecht team dat elkaar ondersteunt en waar ruimte is voor ontwikkeling. De gemeente biedt een dynamische werkomgeving met kansen voor groei en ontwikkeling.

Dit breng je mee

De medewerker bestuurssecretariaat kabinet is bekwaam in het werken met geautomatiseerde systemen. De medewerker is representatief en heeft goede communicatieve vaardigheden. Klant- en servicegerichtheid staan hoog in het vaandel, en de medewerker weet discreet en diplomatiek met informatie om te gaan. Met een creatieve en praktische instelling kan de medewerker goed omgaan met ad-hoc situaties. Zelfstandigheid, flexibiliteit en organisatorisch vermogen zijn sterke punten, maar de medewerker werkt ook graag in teamverband. Goede sociale en communicatieve vaardigheden maken de medewerker effectief in de omgang met anderen.

• Een afgeronde mbo+ opleiding in de richting van secretarieel/administratief medewerker.
• Kennis van wet en regelgeving inzake Koninklijke onderscheidingen.
• Ervaring met kabinetsprocedures en -protocollen.
• Representatief en een goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid.
• Kennis van geautomatiseerde systemen, met name iBabs.
• Inzicht en gevoel voor maatschappelijke, politieke, bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen en processen.

Je komt te werken bij de Gemeente Gulpen-Wittem, een organisatie waar collegialiteit en professionaliteit hoog in het vaandel staan. Je maakt deel uit van een hecht team dat elkaar ondersteunt en waar ruimte is voor ontwikkeling. De gemeente biedt een dynamische werkomgeving met kansen voor groei en ontwikkeling.

• Een betrokken en hecht team
• Ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling
• Een professionele en prettige werkomgeving
• Bijdrage aan een belangrijk maatschappelijk doel
• Een functie met veel afwisseling en verantwoordelijkheid

Ben je een ervaren en representatieve bestuurssecretaresse met een passie voor het ondersteunen van een dynamisch bestuursorgaan? Zoek je een uitdagende functie met veel afwisseling en ruimte voor eigen initiatief? Dan is deze functie als bestuurssecretaresse Kabinet bij de gemeente Gulpen-Wittem perfect voor jou.