Personal Assistant | 32 - 40 uur Den Haag • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor een internationaal opererende organisatie, die een toonaangevende rol speelt binnen de operationele logistiek, zoeken wij een ervaren (parttime) Personal Assistant voor 32 - 40 uur per week! De organisatie is gevestigd in de regio Den Haag - Rijswijk en biedt jou de kans om écht een verschil te maken in een dynamische en professionele omgeving.

In deze rol ondersteun je 1-op-1 de Managing Director op hoog niveau (en soms waar nodig ook de Finance Director). Je doet dit samen met twee collega’s die elk hun eigen directieleden ondersteunen. Jullie vormen een hecht team, springen bij waar nodig en nemen werk van elkaar over – samenwerking staat centraal.

Als Personal Assistant ben jij de rechterhand van de Managing Director. Jij ontzorgt, houdt overzicht en zorgt ervoor dat hij zich volledig kan richten op zijn kerntaken. Je denkt proactief mee, regelt en organiseert tot in de puntjes en houdt het hoofd koel, ook als de hectiek toeslaat.

Je bent servicegericht en gedreven, maar blijft tegelijkertijd rustig en zorgvuldig. Je begrijpt dat het volgen van bestaande werkprocessen belangrijk is, maar je weet hierbinnen altijd ruimte te vinden om nét die extra stap te zetten.

• Het beheren van complexe en wisselende agenda’s
• Het boeken van reizen en locaties, zowel nationaal als internationaal
• Het voorbereiden en organiseren van meetings
• Het notuleren van MT-vergaderingen en opvolgen van actiepunten (ca. 1x per maand)
• Administratieve ondersteuning, zoals facturatie en contractbeheer
• Intensief schakelen met interne collega’s en externe partijen, deels in het Engels

• Een gedreven organisator die houdt van structuur en overzicht
• Iemand met een rustige persoonlijkheid die in staat is het hoofd koel te houden
• Servicegericht en flexibel, met een hands-on mentaliteit: je steekt graag de handen uit de mouwen
• Een sterke communicator, zowel in het Nederlands als in het Engels
• Je voelt je prettig in een informele werksfeer, maar weet je professioneel op te stellen richting externe stakeholders

Een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een internationaal bedrijf dat volop in beweging is. Je krijgt direct een contract bij deze opdrachtgever en werkt samen in een betrokken team van professionals en krijgt de kans om echt impact te maken.

Je schakelt veel met je interne collega's en ook met externe partijen, een deel hiervan is in het Engels dus communiceren in het Engels moet je gemakkelijk afgaan. Samenwerken is voor jou belangrijk, op de werkvloer houdt je van een informele sfeer maar je voelt je prettig bij een professionele toonzetting in contact met externen. 

In deze rol zijn verantwoordelijkheidsgevoel, flexibiliteit en een proactieve houding onmisbaar. Je schakelt snel, pakt zaken zelfstandig op en voelt je tegelijk thuis in een team waarin je samen de schouders eronder zet.

• Je hebt ruime en recente ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant of Directiesecretaresse binnen een commerciële omgeving
• Je communiceert uitstekend in zowel Nederlands als Engels – schriftelijk en mondeling (Een taaltest maakt deel uit van de procedure)
• Je hebt goede kennis van Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint en Outlook) en kunt hier moeiteloos mee werken
• Je bent (parttime) beschikbaar voor 32, 36 of 40 uur per week. De woensdag en vrijdag zijn vaste werkdagen, en je werkt voornamelijk vanuit kantoor
• Je woont in de regio Den Haag of bent bereid daarheen te reizen.

Daarnaast beschik je over een echte aanpakkersmentaliteit. Je kunt goed omgaan met hectiek en weet onder druk het hoofd koel te houden. Je bewaart overzicht, stelt prioriteiten en denkt altijd een stap vooruit. Je begrijpt als geen ander wat optimale ondersteuning voor een directie betekent, en haalt voldoening uit het ontzorgen en faciliteren van anderen.

Wil je meer weten? Neem dan snel contact met mij op!

Je komt terecht in een organisatie van ongeveer 80 collega’s, waarvan een deel vanuit het moderne kantoor in Den Haag werkt en een deel veel onderweg is. Binnen het ondersteunende team werk je samen met twee collega’s die bekendstaan om hun prettige, informele en professionele manier van samenwerken. Kwaliteit staat hoog in het vaandel, en samen zorgen jullie ervoor dat de directie optimaal wordt ondersteund.

• Een uitdagende, vaste baan binnen een dynamische en internationale organisatie, direct bij hen op contract
• Een inspirerende werkomgeving in een modern en goed bereikbaar kantoor in Den Haag (met auto, OV of fiets)
• Een aantrekkelijk brutosalaris tussen € 5.000 en € 5.400 per maand, afhankelijk van ervaring
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:
  • 25 vakantiedagen, met de mogelijkheid om 10 extra dagen bij te kopen
  • Een uitstekende pensioenregeling
  • Reiskostenvergoeding
• Ruimte voor professionele groei en ontwikkeling, zodat je jezelf kunt blijven uitdagen en ontwikkelen

Kortom: een veelzijdige functie waarin je als Executive Assistant echt impact kunt maken en waarin je deel uitmaakt van een hecht, professioneel én gezellig team.