Senior Projectsecretaris Den Haag • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Senior Projectsecretaris. 

Als senior projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van meerdere projecten en/of programma’s. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat iedereen zijn werk kan doen. Dit varieert van het voorbereiden van vergaderingen, het inkopen van producten en diensten tot het vastleggen van financiële verplichtingen. Je werk raakt alle aspecten van een programma.

Je bent een waardevolle sparringpartner voor collega’s, scherp op deadlines, bewaakt de voortgang en durft waar nodig anderen aan te spreken. Tegelijkertijd werk je vanuit een dienstverlenende houding en denk je mee over verbeteringen. Je maakt deel uit van een dynamische omgeving waarin samenwerking en flexibiliteit centraal staan.

Verantwoordelijkheden

• Zorgen voor adequate administratieve en financiële vastlegging en afhandeling bij inkoopopdrachten volgens actuele regelgeving en procedures.
• Actie ondernemen om opdrachten tijdig te verstrekken en het projectbudget bewaken in nauwe samenwerking met de financiële administratie.
• Opzetten en actualiseren van projectarchieven.
• Controleren van geboekte uren van het projectteam en projectleiders ontlasten door toe te zien op tijdige en adequate uitvoering van werkzaamheden.
• Signaleren van knelpunten in planning of financiën en direct oplossingen aandragen.
• Volgen van regels zoals de Europese Aanbestedingswet en interne inkooprichtlijnen, met een pragmatische en oplossingsgerichte aanpak.
• Projectleiders voorzien van eerlijke en goed onderbouwde feedback en waar nodig aan de bel trekken bij niet-naleving van registratie- of afhandelingseisen.

Gevraagd

• Minimaal 7 jaar werkervaring, waarvan minimaal 5 jaar aaneengesloten als projectsecretaris en de laatste 5 jaar als senior projectsecretaris
• Beschikbaarheid van minimaal 24 uur per week
• Direct beschikbaar

Wensen

• Beschikking over een PMO-certificering (zoals MSP P3O Practitioner, IPMA C, B of A PMO of soortgelijk)
• Recente aantoonbare ervaring met projectbeheersing van meerdere projecten/programma’s tegelijk
• Recente aantoonbare ervaring met contractbeheer en inkoop in een uitvoerende rol
• Recente aantoonbare ervaring met beheer van financiële project/programma-administratie in een uitvoerende rol

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.