Secretaresse Dagelijks Bestuur Houten • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als secretaresse bij Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) ben je het eerste aanspreekpunt voor één of enkele collegeleden. Je zorgt voor overzicht en organisatie, waardoor afspraken vlekkeloos verlopen, besluiten snel genomen worden en het bestuur zich volledig kan richten op het beschermen van ons water en onze leefomgeving.

• Plannen en organiseren: Je beheert samen met je collega’s de agenda’s van de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur en bewaakt het nakomen van afspraken. Je organiseert en bereidt bestuurlijke overleggen voor en doet proactief voorstellen voor aanvullende informatie.
• Ontzorgen: Je denkt actief mee over het regelen van zaken in brede zin, onderhoudt dagelijks contact met collega’s en externe partijen, filtert informatie en verstrekt of vraagt deze op waar nodig.
• Administratieve ondersteuning: Je bent het eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en bezoekers, beoordeelt inkomende post op urgentie, handelt correspondentie af en bewaakt de stukkenstroom en deadlines met behulp van een geautomatiseerd postregistratiesysteem.
• Ondersteuning portefeuillehoudersoverleggen: Je maakt de agenda op van het tweewekelijks portefeuillehoudersoverleg van een hoogheemraad, notuleert en werkt de verslaglegging uit. Je bent het aanspreekpunt voor vragen over het overleg.
• Samenwerken: Je werkt nauw samen met collega-secretaresses, stemt dagelijks af over prioriteiten en planning, vervangt elkaar waar nodig en zorgt voor continuïteit en kwaliteit. Je schakelt soepel met collega’s binnen de organisatie en weet verbinding te maken, ook onder tijdsdruk.

Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding en ervaring als bestuurs- of directiescretaresse. Daarnaast beschik je over de volgende kwaliteiten:

• Je ondersteunt proactief en nauwkeurig, zodat afspraken altijd worden nagekomen en collega's op jou kunnen bouwen.
• Je schakelt snel en effectief bij ad-hoc verzoeken en onverwachte situaties en bent gewend aan enige reuring.
• Je bent sterk in het opbouwen en onderhouden van relaties binnen en buiten de organisatie, waardoor je dingen gedaan krijgt.
• Je handelt discreet en integer met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Je bewaart overzicht en stelt prioriteiten scherp, waarbij duidelijke communicatie topprioriteit heeft.

Je maakt deel uit van het team bestuursondersteuning, bestaande uit vier gedreven secretaresses. Samen zorgen jullie voor een collegiale samenwerking, vertrouwen en continuïteit in het werk.

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.