Secretaresse Houten • Delta Recruitment

Leven met en naast het water vinden wij in Nederland heel normaal. Maar met grote delen die onder water liggen, is dat allesbehalve vanzelfsprekend. Hebben we voldoende water op het juiste moment, zijn we beschermd tegen overstromingen, en is de kwaliteit van het water wel goed? Voor die vragen zijn waterschappen verantwoordelijk. Net als gemeentes zijn wij een bestuurlijk orgaan.

Bij HDSR wordt het dagelijks bestuur gevormd door de dijkgraaf en vijf hoogheemraden. Zeg maar de burgemeester en wethouders van ons waterschap. Samen zorgen zij ervoor dat beleid wordt voorbereid en uitgevoerd. Ook houden ze het waterschap, dat aangestuurd wordt door een secretaris-directeur, scherp in de gaten.

Als secretaresse zorg jij voor overzicht en organisatie, waardoor afspraken vlekkeloos verlopen, besluiten snel genomen worden, en het bestuur zich volledig kan richten op het beschermen van ons water en onze leefomgeving.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor één of enkele collegeleden. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor:

Je beheert samen met je directe collega’s de agenda’s van de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur. Je bewaakt het nakomen van de gemaakte afspraken en verplichtingen. Je organiseert en bereidt bestuurlijke overleggen voor en zorgt samen met collega’s voor een goede voorbereiding van de agenda’s. Daarnaast doe je proactief voorstellen voor aanvullende informatie op basis van jouw kennis vanuit andere invalshoeken.

Je denkt actief mee hoe alles geregeld te krijgen in de meest brede zin van het woord. Je hebt dagelijks veel contact met collega's en belangrijke externe partijen, en weet alle informatie goed te filteren. Indien nodig verstrek je informatie of vraag je dit op. Via jou zijn zij volledig op de hoogte van lopende zaken.

Als eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en bezoekers zorg je voor een professioneel en warm ontvangst. Je beoordeelt inkomende post op urgentie, voegt benodigde informatie toe, en handelt correspondentie af. Met behulp van ons geautomatiseerde postregistratiesysteem houd je toezicht op de stukkenstroom en bewaak je deadlines en voortgang.

Je maakt de agenda op van het tweewekelijks portefeuillehoudersoverleg van één van de hoogheemraden en notuleert tijdens dit overleg. Naderhand werk je deze uit tot een beknopte verslaglegging. Je bent het aanspreekpunt voor collega's bij vragen over (agendering van) het portefeuillehoudersoverleg.

Je werkt nauw samen met je collega-secretaresses en stemt dagelijks af over prioriteiten en planning. Jullie vervangen elkaar waar nodig en zorgen samen voor continuïteit en kwaliteit. Je schakelt soepel met collega's in de organisatie en weet verbinding te maken, ook onder tijdsdruk.

Als secretaresse ben je onderdeel van het team bestuursondersteuning. Je werkt samen met 4 gedreven secretaresses. We vinden een goede samenwerking en vertrouwen in elkaar belangrijk, omdat we altijd bereid zijn om voor elkaar in te springen. Het is een team dat met hoofd en hart collegiaal zijn werk wil doen.

Hoe complexer de agenda, des te groter is voor jou de uitdaging om het geregeld te krijgen. Met jouw uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail zorg je voor een proactieve ondersteuning van jouw hoogheemraad. Je bent een sterke verbinder. Door zowel binnen als buiten de organisatie relaties op te bouwen, krijg je afspraken efficiënt geregeld. Ook wanneer ad-hoc situaties en verzoeken zich voordoen, kun jij hier goed mee om gaan. Integriteit en vertrouwelijkheid zijn erg belangrijk als Secretaresse bij HDSR.

Om in aanmerking te komen voor deze uitdagende functie heb je minimaal een afgeronde mbo-opleiding. Daarnaast heb je ervaring als bestuurs- of directiescretaresse. Naast deze harde eisen verwachten we van jou dat je:

proactief en nauwkeurig ondersteunt, zodat afspraken altijd worden nagekomen en collega's op jou kunnen bouwen
snel en effectief schakelt bij ad-hoc verzoeken en onverwachte situaties. Een beetje reuring is jou niet vreemd.
sterk bent in het opbouwen en onderhouden van relaties binnen en buiten de organisatie. Hierdoor krijg je dingen gedaan.
discreet en integer handelt met gevoel voor bestuurlijke verhouding.
overzicht bewaart en prioriteiten scherp stelt. Duidelijk communiceren is hierbij topprioriteit.

• 32 uur per week
• Salaris tussen de 3760 en 5475 bruto per maand (obv 36 uur).
• Reiskosten
• Langere tijd.