Secretaresse Dagelijks Bestuur Utrecht • Masters in Public

De opdrachtgever HDSR
goed Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) staat midden in de maatschappij. Dagelijks werken meer dan 600 enthousiaste en betrokken professionals aan veilige dijken, droge voeten en schoon water in een groot deel van provincie Utrecht en in een deel van Zuid-Holland. We zorgen ervoor dat we hier nú kunnen wonen en werken en zijn volop aan de slag met thema’s als klimaatverandering om dit ook naar de toekomst toe te garanderen. Wil je meer weten over HDSR , Home – HDSR en Home | Werken bij Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden.

Wat ga je doen?
Leven met en naast het water vinden wij in Nederland heel normaal. Maar met grote delen die onder water liggen is dat allesbehalve vanzelfsprekend. Hebben we voldoende water op het juiste moment, zijn we beschermd tegen overstromingen en is de kwaliteit van het water wel goed. Voor die vragen zijn waterschappen verantwoordelijk. Net als gemeentes zijn wij een bestuurlijk orgaan. Bij HDSR wordt het dagelijks bestuur gevormd door de dijkgraaf en vijf hoogheemraden. Zeg maar de burgemeester en wethouders van ons waterschap. Samen zorgen zij dat beleid wordt voorbereid en uitgevoerd. Ook houden ze het waterschap, dat aangestuurd wordt door een secretaris directeur, scherp in de gaten.

Als secretaresse zorg jij voor overzicht en organisatie, waardoor afspraken vlekkeloos verlopen, besluiten snel genomen worden en het bestuur zich volledig kan richten op het beschermen van ons water en onze leefomgeving.

Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor één of enkele collegeleden. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor:

Plannen en organiseren
Je beheert samen met je directe collega’s de agenda’s van de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur en bewaakt het nakomen van de gemaakte afspraken en verplichtingen. Je organiseert en bereidt bestuurlijke overleggen voor. Samen met collega’s uit de organisatie zorg je voor een goede voorbereiding van de agenda’s. Je doet proactief voorstellen voor aanvullende informatie op basis van jouw kennis vanuit andere invalshoeken.

Ontzorgen
Je denkt actief mee hoe alles geregeld te krijgen in de meest brede zin van het woord. Je hebt dagelijks veel contact met collega’s en belangrijke externe partijen. Je weet alle informatie goed te filteren. Indien nodig verstrek je informatie of vraag je dit op. Via jou zijn zij volledig op de hoogte van lopende zaken.

Administratieve ondersteuning
Als eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en bezoekers zorg je voor een professioneel en warm ontvangst. Je beoordeelt inkomende post op urgentie, voegt benodigde informatie toe en handelt correspondentie af. Met behulp van ons geautomatiseerde postregistratiesysteem houd je toezicht op de stukkenstroom en bewaak je deadlines en voortgang.

Ondersteuning portefeuillehoudersoverleggen
Je maakt de agenda op van het tweewekelijks portefeuillehoudersoverleg van één van de hoogheemraden en notuleert tijdens dit overleg. Naderhand werk je deze uit tot een beknopte verslaglegging. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s bij vragen over (agendering van) het portefeuillehoudersoverleg.
Samenwerken
Je werkt nauw samen met je collega-secretaresses en stemt dagelijks af over prioriteiten en planning. Jullie vervangen elkaar waar nodig en zorgen samen voor continuïteit en kwaliteit. Je schakelt soepel met collega’s in de organisatie en weet verbinding te maken, ook onder tijdsdruk.
In dit team kom je te werken
Als Secretaresse ben je onderdeel van het team bestuursondersteuning. Je werkt samen met 4 gedreven secretaresses. We vinden een goede samenwerking en vertrouwen in elkaar belangrijk omdat we altijd bereid zijn om voor elkaar in te springen. Het is een team dat met hoofd en hart collegiaal zijn werk wil doen.