Adviseur Inkoop en Contracten -PPO Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als adviseur inkoop en contracten verantwoordelijk zijn voor contractbeheersing, aanbestedingen en rapportages bij Rijkswaterstaat, met focus op het verbeteren van de infrastructuur in Midden-Nederland.

Adviseur inkoop en contracten

LET OP:
– ZZP niet toegestaan
– Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
– Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV’s! Zie onderaan.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Rijkswaterstaat staat voor de grootste onderhoudsopgave in zijn geschiedenis. Naast keringen, sluizen, bruggen, tunnels en viaducten die in de jaren vijftig en zestig zijn gebouwd ligt er ook voor al het vast- en klein variabel onderhoud een flinke opgave in de regio Midden-Nederland. We zien dit als een kans om onze infrastructuur meteen veiliger, duurzamer en digitaal up-to-date te maken. Dat vraagt, naast flinke investeringen ook specifieke kennis. A-wegenteam Midden-Nederland beheert met 2 prestatiecontracten en 3 DBFM-contracten de rijkswegen in Flevoland en Utrecht. De focus van deze opdracht ligt bij de contractbeheersing van de prestatiecontracten en de voorbereiding van aanbestedingen.

Resultaten opdracht:
Als adviseur inkoop en contracten lever jij op basis van eigen expertise, planning en werkindeling de volgende producten en diensten:
1. Contractvoorbereiding en aanbesteding
– Opstellen aanbestedingsdossier en relevante documenten: Samenstellen van het volledige aanbestedingsdossier, inclusief alle benodigde stukken (zoals vraagspecificaties, gunningscriteria, conceptovereenkomst), en het beantwoorden van vragen van gegadigden tijdens de aanbestedingsprocedure.
Oplevering: Voorafgaand aan publicatie van de aanbesteding en gedurende de vragenronde.
1. Contractbeheersing en uitvoering
– Overzicht contractuele verplichtingen: Matrix of schema waarin contractuele verplichtingen inzichtelijk zijn gemaakt.
Oplevering: Bij aanvang van het contract en geactualiseerd bij wijzigingen.
– Rapportages voortgang en naleving contract: Periodieke rapportages over voortgang, prestaties, afwijkingen en naleving van contractafspraken.
Oplevering: Maandelijks of conform projectafspraken.
– Kwaliteitsrapportages contracten: Rapportages over de kwaliteit van geleverde prestaties en producten binnen het contract.
Oplevering: Periodiek, conform contractafspraken.
– Rechtmatigheidscontroles betalingen: Uitgevoerde controles op de rechtmatigheid van betalingen gerelateerd aan contracten.
Oplevering: Periodiek, conform financiële processen.
– Risicoanalyse en beheersmaatregelen: Uitgewerkte risico-inventarisatie met voorstellen voor beheersmaatregelen specifiek voor het contract.
Oplevering: Bij aanvang van het contract en geactualiseerd bij relevante wijzigingen.
– Risicodossiers contracten: Overzicht en analyse van contractuele risico’s, inclusief beheersmaatregelen.
Oplevering: Bij start van het project en 1 keer per half jaar geactualiseerd.
1. Wijzigings- en toets management
– VTW-rapportages (Verzoeken Tot Wijzigingen): Overzichten en analyses van contractwijzigingen gedurende het project.
Oplevering: Na verwerking van wijzigingsverzoeken en periodiek (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal).
– Wijzigingsverzoeken en -overzichten: Documentatie van ingediende en afgehandelde contractwijzigingen. Verantwoordelijk voor het proces van uitvraag tot opdrachtverstrekking.
Oplevering: Na verwerking van wijzigingsverzoeken.
– Toetsplannen en toetsverslagen systeemgerichte contractbeheersing (SCB): Plannen voor en rapportages van uitgevoerde toetsen, zoals systeemtoetsen, procestoetsen en product toetsen.
Oplevering: Toetsplannen bij aanvang van het contract; toetsverslagen na uitvoering van toetsen.
– Beoordeling van contractstukken: Onderbouwing bij de beoordeling van (ontwerp)documenten, inschrijvingen of contractwijzigingen.
Oplevering: Na ontvangst en beoordeling van de betreffende stukken.
1. Proces- en projectmanagement
– Projectmanagementdocumentatie kleinere opdrachten: Documentatie met betrekking tot voorbereiding, uitvoering en oplevering van kleinere inkoop- en contractopdrachten.
Oplevering: Conform projectplanning, bij afronding van de betreffende opdracht.
– Procesbeschrijvingen of werkprocedures: Uitwerking van werkprocessen zoals wijzigingsbeheer, toetsproces, klachtprocedure en documentmanagement.
Oplevering: Bij aanvang van het contract en geactualiseerd bij proceswijzigingen.
– Contractbeheersplannen: Plannen voor de regie op contracten, inclusief secundaire contracten ter ondersteuning van grootschalige contracten.
Oplevering: Bij aanvang van het contract en periodiek (1 keer per half jaar) geactualiseerd.
1. Overleg, evaluatie en advies
– Concept- of eindverslagen van contractoverleggen: Gestructureerde verslagen van contract- en voortgangsoverleggen.
Oplevering: Na elk relevant overleg.
– Overlegverslagen met opdrachtnemers: Verslagen van overleggen met aannemers over contracteisen en het nakomen van afspraken.
Oplevering: Na elk relevant overleg.
– Evaluatie- en eindrapportages contracten: Evaluatie van het contractmanagementproces en behaalde resultaten na afronding van het contract.
Oplevering: Na afronding van het contract of projectfase.
– Lessons learned-overzichten: Overzicht van leerpunten en verbetermaatregelen voor toekomstig contractmanagement.
Oplevering: Na afronding van een contract of projectfase.
– Advies bij geschil of escalatie: Juridisch en procesmatig advies bij contractuele discussies of meningsverschillen.
Oplevering: Op aanvraag, bij het ontstaan van een geschil of escalatie.

De bovengenoemde producten en diensten zijn representatief voor de opdracht, maar kunnen in overleg met Rijkswaterstaat worden aangevuld indien de aard van de projecten daarom vraagt.

• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.