Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf Utrecht Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als secretaris en officemanager binnen het Trambedrijf de dagelijkse organisatie ondersteunen, overleggen voorbereiden, verslaglegging verzorgen en fungeren als schakel tussen management en team, met focus op communicatie en organisatie.

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het Trambedrijf heeft als doel “Veilig en betrouwbaar Openbaar Vervoer binnen de gestelde kaders en tegen zo laag mogelijke kosten gedurende de levenscyclus”. Het systeem bestaat uit de lijn, die loopt van Utrecht Centraal naar Nieuwegein en IJsselstein en de lijn van Utrecht Centraal naar de Uithof. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor andere OV-assets zoals het Dynamische Reisinformatie Systeem (DRIS) op de bushaltes in de provincie Utrecht, de tramremise en busstallingen.

Opdracht
Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou.

Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?
– Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;
– Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico’s die relevant zijn voor de organisatie;
– Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega’s in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;
– Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties;
– Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit;
– Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Verder ben je:
– Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;
– Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;
– Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
– Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;
– In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;
– Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf.
– En in het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift.

Competenties
– Teamspeler;
– Verbinder;
– Procesgericht;
– Prestatiegericht.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.