Secretaris-Officemanager Utrecht • All About Work

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

ft. 23905

Provincie Utrecht

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het Trambedrijf heeft als doel “Veilig en betrouwbaar Openbaar Vervoer binnen de gestelde kaders en tegen zo laag mogelijke kosten gedurende de levenscyclus”. Het systeem bestaat uit de lijn, die loopt van Utrecht Centraal naar Nieuwegein en IJsselstein en de lijn van Utrecht Centraal naar de Uithof. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor andere OV-assets zoals het Dynamische Reisinformatie Systeem (DRIS) op de bushaltes in de provincie Utrecht, de tramremise en busstallingen.

Opdracht
Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou.

Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?

• Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;
• Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico’s die relevant zijn voor de organisatie;
• Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega’s in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;
• Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties;
• Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit;
• Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Verder ben je;

• Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;
• Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;
• Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
• Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;
• In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;
• Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf.
• En in het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaris.

Selectiecriteria te beoordelen
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als secretaris (30 punten);
4. Aantoonbare werkervaring als office manager (30 punten);
5. Je bent beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag en/of donderdag de vaste dag op de tramremise; (10 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Teamspeler;
• Verbinder;
• Procesgericht;
• Prestatiegericht.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do
Is hybride werken mogelijk:  gedeeltelijk, maar altijd in overleg. De functie vereist aanwezigheid op de tramremise in Nieuwegein op dinsdag en is gewenst op maandag, woensdag en donderdag.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 7 oktober 2025 van 09:00 uur tot 11:00 uur en 15:00 uur en 17:00 uur. Daarnaast zullen er gesprekken plaatsvinden op donderdag 9 oktober 2025, van 12:0 uur tot 14:00 uur. De gesprekken zullen fysiek plaatsvinden op de Remiseweg 1 te Nieuwegein. 

Overige informatie

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
  2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaris.

  3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als secretaris (30 punten);
  4. Aantoonbare werkervaring als office manager (30 punten);
  5. Je bent beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag en/of donderdag de vaste dag op de tramremise; (10 punten);
  6. Aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan (10 punten).

  7. Per wanneer ben je beschikbaar?

  8. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?