Secretaris-Officemanager Beheer, Realisatie en Onderhoud Trambedrijf Utrecht Utrecht • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een organisatietalent, accuraat en gedij je goed in een dynamische omgeving met veelzijdige taken? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris en officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou.

Jouw rol: Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

• Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;
• Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen, gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie;
• Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van onder andere de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding stem je af met diverse collega's binnen de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;
• Je verzorgt de verslaglegging, archivering en bewaakt de acties;
• Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor, zoals BBOT sessies, introductie van nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten, en voert diverse office management taken uit;
• Je stelt de agenda van diverse overleggen op, notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

• Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;
• Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;
• Goed in plannen en organiseren met een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
• Accuraat en beschikt over goede schriftelijke vaardigheden;
• In staat om tijdig te signaleren en vooruit te denken;
• Professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Gevraagd

Eisen:

1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaris

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als secretaris
• Aantoonbare werkervaring als office manager
• Kandidaat is beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag en/of donderdag de vaste dag op de tramremise;
• Aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.