Ondersteuner informatiebeheer

Als Ondersteuner Informatiebeheer in Boxmeer ondersteun je bij het beheer en de toegankelijkheid van zowel fysieke als digitale dossiers. Je werkt met het centrale zaaksysteem JOIN Zaak Document en draagt bij aan ordelijke archivering, correcte metadata en betrouwbare informatievoorziening voor collega’s en inwoners. Je verwerkt binnenkomende stukken, zorgt voor juiste classificatie volgens archiefregels en bewaartermijnen en helpt bij het toepassen van privacy- en archiefnormen. Je bent nauwkeurig, discreet en vaardig met digitale tools en werkt doelgericht aan duurzame informatiehuishouding.

Je bent verantwoordelijk voor het ordenen en toegankelijk houden van informatiestromen binnen de gemeentelijke organisatie. In deze functie werk je zowel met analoge dossiers als met digitale zaken en registreer je zaken en documenten in JOIN Zaak Document, zodat informatie snel terug te vinden is. Als Ondersteuner Informatiebeheer pas je relevante wet- en regelgeving toe, zoals de Archiefwet en de AVG, en hanteer je gemeentelijke selectielijsten en bewaartermijnen. Je zorgt voor consistente metadata, correcte classificatie van zaaktypes en bewaakt versiebeheer en volledigheid van dossiers. Daarnaast neem je deel aan digitaliseringsinitiatieven en draag je bij aan het opstellen en onderhouden van indexeringsschema’s en interne richtlijnen.

Je houdt toezicht op de kwaliteit van de informatievoorziening en signaleert onvolkomenheden die verbetering behoeven. Met jouw nauwkeurigheid bereid je overdrachten naar archief of depot voor, voer je kwaliteitscontroles uit en bewaak je dat dossiers voldoen aan NEN-richtlijnen en lokale afspraken. Als Ondersteuner Informatiebeheer adviseer je collega’s over dossiervorming en het omgaan met vertrouwelijke persoonsgegevens. Je voert werkzaamheden zelfstandig uit, zoals scannen, indexeren en het bijwerken van zaakinformatie, en ondersteunt collega’s met praktische instructies om de informatiehuishouding te versterken. Regelmatig overleg je met ketenpartners om processen te stroomlijnen en de dienstverlening aan inwoners te verbeteren.

• Je registreert en indexeert documenten in JOIN Zaak Document.
• Je verwerkt en controleert binnenkomende analoge en digitale stukken.
• Je zorgt voor juiste classificatie volgens selectielijsten en bewaartermijnen.
• Je voert kwaliteitscontroles op metadata en dossieropbouw uit.
• Je bereidt overdrachten naar archief of depot voor.
• Je scant en controleert documenten en bewaakt versiebeheer.
• Je onderhoudt indexeringsschema’s en interne registratie-afspraken.
• Je adviseert collega’s over dossiervorming en vertrouwelijkheid.
• Je draagt bij aan digitaliseringsprojecten en procesverbeteringen.

Gevraagd

• Minimaal mbo+ werkniveau.