Functioneel- en Adoptiebeheerder Raad & Griffie

In het kort: Je gaat als verbindende schakel tussen raad, griffie en IT de digitale ondersteuning van bestuurlijke besluitvorming optimaliseren, gebruikers begeleiden bij veranderingen en werkprocessen verbeteren met Microsoft 365, I-Babs en gerelateerde systemen.

Opdracht omschrijving
Werken bij een gemeente voorspelbaar of saai? Zeker niet. Binnen de OWO-samenwerking werken de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland samen aan goede en toegankelijke dienstverlening voor hun inwoners. Van zorg en leefomgeving tot digitale dienstverlening en lokale democratie: ons werk is veelzijdig, maatschappelijk relevant en altijd in ontwikkeling.

Bij OWO werk je met mensen vóór mensen. We combineren de lokale betrokkenheid van drie gemeenten met de kennis, ervaring en slagkracht van één samenwerkingsorganisatie. Dat vraagt om collega’s die over gemeentegrenzen heen kijken, verbinding zoeken en samen met gebruikers en vakprofessionals werken aan praktische oplossingen.

Voor de digitale ondersteuning van de gemeenteraden en griffies zoeken wij een:
Functioneel- en Adoptiebeheerder Raad & Griffie
24 uur per week.

Als Functioneel- en Adoptiebeheerder Raad & Griffie ben jij de verbindende schakel tussen de griffies, raadsleden, functioneel beheer, informatiemanagement en leveranciers. Je zorgt ervoor dat de digitale ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming optimaal aansluit bij de praktijk van de drie gemeenten.

De basis staat al sinds maart dit jaar. Met onder andere I-Babs en Microsoft 365 beschikken we over moderne digitale oplossingen voor vergaderen, samenwerken, documentbeheer en bestuurlijke processen. De uitdaging zit vooral in het verder optimaliseren van het gebruik, het verbeteren van werkprocessen en het ondersteunen van gebruikers bij veranderingen.

Je signaleert kansen voor verbetering, vertaalt behoeften van gebruikers naar praktische oplossingen en begeleidt de invoering van nieuwe werkwijzen. Daarbij houd je oog voor gebruiksgemak, informatiebeheer, veiligheid en de bestuurlijke context waarin raad en griffie werken.

Verantwoordelijkheden
Je hebt/bent:
- hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van informatiemanagement, bedrijfskunde, bestuurskunde of ICT;
- ervaring met functioneel beheer, applicatiebeheer en/of gebruikersadoptie;
- affiniteit met Microsoft 365 en bij voorkeur kennis van I-Babs of vergelijkbare bestuurlijke informatiesystemen;
- een proactieve en klantgerichte instelling, waarbij je wensen van gebruikers weet te vertalen naar praktische oplossingen;
- sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om gebruikers, griffies, bestuurders en leveranciers met elkaar te verbinden;
- analytisch sterk en in staat om processen te beoordelen en verbetervoorstellen te doen;
- gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en de werkwijze van raad en griffie;
- kennis van of affiniteit met informatiebeveiliging, privacy en relevante wet- en regelgeving binnen de overheid, zoals de BIO2 en de NIS2-richtlijn;
- ervaring met het begeleiden van veranderingen, implementaties of adoptietrajecten binnen een digitale werkomgeving;
- uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en het vermogen om complexe vraagstukken begrijpelijk uit te leggen aan verschillende doelgroepen;
- ervaring met het opbouwen en onderhouden van relaties met gebruikers, bestuurders, leveranciers en interne stakeholders;
- zelfstandig, initiatiefrijk en gericht op samenwerking binnen de OWO-organisatie.

Eisen
-Dienstverband: ZZP (of detachering)
- U voegt een cv van maximaal 3 pagina's A4 toe.
- De kandidaat is inzetbaar vanaf zo snel mogelijk tot en met 30 april 2027 voor 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2x 6 maanden. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen geen rechten worden ontleend.
- Minimaal drie jaar aantoonbare ervaring als functioneel beheerder, applicatiebeheerder of adoptiebegeleider van Microsoft 365, I-Babs of vergelijkbare informatiesystemen binnen een overheidsorganisatie.
- Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) opdrachten/projecten in uw toelichting, waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal drie jaar voldoet.
- Graag specifiek de naam van de organisatie(s) benoemen.
- Relevante HBO+ opleiding richting informatiemanagement, Bedrijfskundige Informatica, Bestuurskunde, ICT of vergelijkbaar passend bij functioneel beheer en informatievoorziening.
- Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.
- Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat van maximaal 3 pagina's A4.
- In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.
- Indien bij de eisen en/of de gunningcriteria kwaliteit gevraagd wordt naar afgeronde opleidingen, dan dient een kopie diploma en/of certificaat te worden toegevoegd aan de aanvraag. Kunnen Externen dit niet aantonen (op het moment dat hierom wordt gevraagd), dan is definitieve afwijzing het gevolg.
- Onder een referentie verstaan wij een overzichtelijke omschrijving van minimaal één eerdere opdracht. Hierin moet tot uitdrukking komen wie de opdrachtgever was, de begin- en einddatum van de opdracht en het aantal uren per week. Elke referentie moet de mogelijkheid bieden contact op te nemen met de voormalige opdrachtgever.
- Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat gedrag van de Externe in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Voor aanvang van de opdracht dient er een VOG te worden overlegd. Kunnen Externen dit niet aantonen, dan is definitieve afwijzing het gevolg.

Wensen
- Externe heeft aantoonbaar een opleiding op het gebied van Informatiemanagement, Bedrijfskundige Informatica, Bestuurskunde, ICT of vergelijkbaar passend bij functioneel beheer en informatievoorziening binnen de publieke sector. 40%
- Externe heeft de gevraagde opleiding afgerond (250 punten)
- Externe is op dit moment bezig met de gevraagde opleiding (125 punten)
- Externe heeft niet de gevraagd opleiding (0 punten)
- Externe beschikt over 3 jaar recente werkervaring op het gebied van functioneel beheerder, applicatiebeheerder of adoptiebegeleider van Microsoft 365, I-Babs of vergelijkbare informatiesystemen. 40%
- Externe heeft de aantoonbare ervaring in het vakgebied zoals omschreven (250 punten)
- Externe heeft 2 tot 3 jaar aantoonbare ervaring in het vakgebied zoals omschreven (125 punten)
- Externe heeft geen aantoonbare ervaring in het vakgebied zoals omschreven (0 punten)
- Externe heeft 3 jaar aantoonbare ervaring binnen een gemeente organisatie. 20%
- Externe heeft aantoonbare ervaring zoals omschreven (200 punten)
- Externe heeft 1 tot 2 jaar aantoonbare ervaring zoals omschreven (100 punten)
- Externe heeft geen aantoonbare ervaring zoals omschreven (0 punten)

Competenties
- Functioneel ontwerp en inrichting: Kan de wensen en processen van Raad en Griffie vertalen naar een passende inrichting van Microsoft 365, iBabs en aanverwante applicaties.
- Implementatie- en verandermanagement: Heeft aantoonbare ervaring met het implementeren van nieuwe werkwijzen en systemen binnen een bestuurlijke of overheidsomgeving en weet gebruikers hierin mee te nemen.
- Stakeholdermanagement en communicatie: Kan effectief samenwerken met bestuurders, griffiemedewerkers, functioneel beheerders, leveranciers en ICT-partners en weet belangen te verbinden.
- Analytisch vermogen en probleemoplossend handelen: Is in staat bedrijfsprocessen te analyseren, knelpunten te identificeren en passende oplossingen te adviseren en realiseren.
- Kennis van bestuurlijke informatievoorziening: Beschikt over relevante kennis van de informatievoorziening binnen Raad en Griffie, waaronder besluitvormingsprocessen, documentbeheer, vergaderprocessen en de ondersteuning daarvan met digitale toepassingen.
- De Externe wordt per competentie beoordeeld. Indien de Externe aan de competentie voldoet, krijgt de Externe de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie worden de volgende beoordelingsopties aangehouden:
- Voldoet (nagenoeg) volledig aan de competenties - 10 punten
- Voldoet aan > 3 (of =3) competenties - 5 punten
- Voldoet < 3 compententies competenties - 0 punten
- In totaal zijn er 5 (vijf) competenties. De Externe kan op deze vraag daardoor maximaal 50 punten scoren.

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, 2x 6 maanden
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: ZZP (of detachering)

Over de opdrachtgever
Gemeente Weststellingwerf is een gemeente gelegen in de provincie Friesland, in het zuidwesten van de provincie. De gemeente heeft ongeveer 26.000 inwoners en bestaat uit de kernen Wolvega, Noordwolde, Steggerda, De Blesse, Sonnega, Munnekeburen, Noordwolde-Zuid, Boijl, Vinkega, en enkele buurtschappen. Weststellingwerf staat bekend om haar groene omgeving en is een aantrekkelijke gemeente voor natuurliefhebbers. De gemeente zet zich in voor een goede leefomgeving en duurzaamheid, en stimuleert participatie en betrokkenheid van haar inwoners. Weststellingwerf biedt verschillende recreatiemogelijkheden en heeft een actief verenigingsleven. Samen werken aan een mooie gemeente om in te wonen en te werken is een belangrijk streven van de gemeente Weststellingwerf.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.