Bestuurssecretaresse management

Als Bestuurssecretaresse/managementsecretaresse in Dinkelland ben jij de verbindende schakel voor het managementteam. Je ondersteunt negen managers en houdt overzicht over agenda’s, vergaderprocessen en praktische organisatiezaken. Met jouw analytische en proactieve houding bereid je overleggen voor, coördineer je bijeenkomsten en zorg je dat personele attenties en jubilea soepel verlopen. Daarbij werk je zelfstandig en stem je voortdurend af met collega’s om de dagelijkse operatie efficiënt te laten verlopen. Je bent gewend om vertrouwelijke informatie zorgvuldig te behandelen en zet digitale middelen in om processen te stroomlijnen.

Je houdt als bestuurssecretaresse/managementsecretaresse het hoofd koel in een dynamische omgeving waar planning en governance hand in hand gaan. Dagelijks ben je verantwoordelijk voor complex agendabeheer, de voorbereiding en opvolging van het managementoverleg en voor het notuleren en distribueren van besluiten. Daarnaast organiseer je ontwikkeldagen en ontwikkelgesprekken voor het MT en ondersteunt je bij HR-gerelateerde regelingen zoals de attentieregeling en jubileumregistratie. Je werkt volgens geldende privacyregels (AVG) en bewaakt dat gevoelige dossiers vertrouwelijk blijven. Waar nodig stem je af met HR, facilitair en beleidsmedewerkers om werkprocessen te verbeteren en administratieve standaarden te borgen.

In deze rol is communicatie met verschillende stakeholders essentieel; je onderhoudt contacten met managers, teams en externe partijen en zorgt voor duidelijke terugkoppeling. Je anticipeert op piekmomenten, stelt prioriteiten en pakt ad-hoc verzoeken adequaat op. Met ervaring in digitale vergaderplatforms en gebruik van planningssoftware maak je het management zicht- en handelingsgericht. Je levert een bijdrage aan een professioneel werkklimaat door overzicht, structuur en een servicegerichte instelling te combineren met het vermogen om discrete informatie zorgvuldig te beheren.

• Je ondersteunt secretarieel negen managers.
• Je bereidt managementoverleggen voor en maakt notulen.
• Je beheert complexe agenda’s en plant afspraken.
• Je organiseert teamontwikkeldagen en ontwikkelgesprekken.
• Je regelt personele attenties en jubileumvieringen.
• Je houdt vakantieroosters bij en signaleert knelpunten.
• Je behandelt ad-hoczaken en prioriteert verzoeken.
• Je bewaakt vertrouwelijkheid en verwerkt gevoelige informatie.

Gevraagd

• Je hebt een afgeronde mbo4-opleiding in een relevante richting.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in secretarieel of managementondersteunend werk.
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer.