Medewerker bestuurssecretariaat

Als Medewerker bestuurssecretariaat in Tubbergen ondersteun je het college en de gemeentesecretaris bij het soepel laten verlopen van bestuurlijke processen. Je zorgt voor betrouwbare secretariële en administratieve afhandeling van besluiten, bereidt vergaderstukken voor en beheert het zaaksysteem zodat besluiten tijdig en correct beschikbaar zijn. Door jouw professionele, discrete aanpak ontzorg je bestuurders en collega’s en draag je bij aan bestuurlijke continuïteit en zorgvuldigheid binnen de gemeentelijke organisatie.

Jouw rol

In deze functie ben jij het vaste aanspreekpunt voor bestuurlijke planning en voorbereiding. Als Medewerker bestuurssecretariaat verzorg je de coördinatie rond college- en kabinetszaken, bewaak je de doorlooptijden volgens gemeentelijke procedures en pas je wettelijke kaders zoals de Gemeentewet, Archiefwet en AVG toe bij de verwerking van stukken. Je schakelt regelmatig met beleidsmedewerkers, portefeuillehouders en externe partijen; daarbij stel je gerichte vragen om intenties helder te krijgen en documenten volledig te laten aansluiten op besluitvorming. Naast het beheren van het zaaksysteem ondersteun je bij het opstellen en controleren van besluitvormingsteksten en agendapunten, zodat stukken voldoen aan formele eisen en bestuurlijke gevoeligheden.

Je werkt nauw samen in het bestuurssecretariaat en stemt af met collega’s en de verantwoordelijke manager om informatievoorziening en planning te optimaliseren. De functie van Medewerker bestuurssecretariaat vraagt om een gestructureerde werkwijze, discretie en het vermogen om prioriteiten te stellen bij wisselende agenda’s. Je houdt toezicht op de kwaliteit van archivering en informatiebeveiliging en zorgt dat communicatie richting bestuur en externe stakeholders helder en professioneel blijft. Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan interne overleggen en verbetervoorstellen voor werkprocessen binnen het secretariaat.

• Je ondersteunt het college en de gemeentesecretaris administratief.
• Je plant en beheert sterk wisselende agenda’s.
• Je beheert en actualiseert het zaaksysteem voor collegestukken.
• Je coördineert voorbereiding en logistiek van vergaderingen.
• Je vraagt door om intenties en agendapunten te verduidelijken.
• Je controleert stukken op volledigheid en juridische kaders.
• Je bewaakt besluitvormingsprocessen en deadlines.
• Je werkt discreet en professioneel binnen bestuurlijke verhoudingen.

Gevraagd

• Je Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Je Aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse/management assistente.
• Je Aantoonbare werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving.