Projectmedewerker Documentmanagementsysteem HvA

Werk je graag met processen, data en documenten en lijkt het je tof om mee te bouwen aan een nieuw documentmanagementsysteem (DMS)? Bij de Hogeschool van Amsterdam help je mee aan de voorbereiding van dit systeem en combineer je inhoudelijk werk met administratieve en organisatorische taken. Zo krijg je van dichtbij mee hoe een grote digitale verandering wordt aangepakt. Je bouwt tegelijk verder aan je kennis van documentmanagement. Klinkt goed? Lees dan verder.

Je komt terecht bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV), een klein team van 6 medewerkers binnen HvA Staf. Samen zorgen jullie ervoor dat informatie binnen de HvA goed, veilig en volgens de regels wordt beheerd. De afdeling ondersteunt en adviseert verschillende faculteiten en diensten over documentmanagement, zowel digitaal als op papier. Je werkt dus aan onderwerpen die door de hele organisatie heen spelen en krijgt te maken met veel verschillende collega’s en belangen. Dat maakt je werk afwisselend en geeft je een goed beeld van hoe een grote onderwijsorganisatie achter de schermen werkt.

Tegelijk maak je deel uit van HvA Staf, een groep van zo’n 200 professionals. Binnen deze staf werken specialisten, adviseurs en projectmedewerkers aan thema’s als onderwijs, onderzoek, HR, communicatie, finance, digitalisering en juridische zaken. Vanuit jouw eigen team schakel je daarom regelmatig met andere afdelingen en experts. Je werkt in een klein en overzichtelijk team, maar bent onderdeel van projecten die een grote impact hebben op de hele HvA. Daardoor bouw je snel een breed netwerk op en leer je veel over verschillende onderdelen van de organisatie.

Je ondersteunt bij de voorbereiding en inrichting van een nieuw documentmanagementsysteem. Daarbij werk je aan processen, metadata, datakwaliteit en de praktische inrichting van het documentmanagementsysteem. Je helpt het projectteam om informatie goed te organiseren en controleert of keuzes logisch, bruikbaar en volgens de regels zijn. Ook denk je mee over hoe bestaande data straks netjes wordt overgezet naar het nieuwe systeem. Naast inhoudelijk werk pak je administratieve en organisatorische taken op die nodig zijn om het project soepel te laten lopen.

Dit zullen je taken zijn:

• Je beschrijft en modelleert toekomstige DIV-processen in BPMN of flowcharts en legt processtappen, risico’s en keuzes vast;
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van de datamigratie, bijvoorbeeld met opschoning, mapping en kwaliteitscontrole van bestaande data;
• Je werkt mee aan metadataschema’s, dossierstructuren, ordeningsplannen, validatieregels en autorisatiemodellen;
• Je helpt bij het basisbeheer van het documentmanagementsysteem en signaleert knelpunten in archiefstructuren, metadata en de inrichting van het systeem;
• Je stelt samen met het projectteam testscripts op en voert tests uit op autorisaties en andere DMS-functionaliteiten.

In de eerste maanden werk je voornamelijk op kantoor in Amsterdam. Dat helpt je om het team, de organisatie en alle systemen goed te leren kennen. Daarna is er ruimte om deels thuis te werken.

Je vindt het leuk om structuur aan te brengen in informatie en processen. Daarbij werk je nauwkeurig, maar verlies je het grotere plaatje niet uit het oog. Je communiceert makkelijk met verschillende collega’s en kunt uitleggen waarom bepaalde keuzes belangrijk zijn. Ook neem je initiatief als je ziet dat iets slimmer of duidelijker kan. Omdat je in een projectomgeving werkt, vind je het fijn om samen te werken en regelmatig te schakelen. Voor deze functie heeft de HvA een voorkeur voor iemand die 32 uur per week beschikbaar is, maar 24 uur is ook bespreekbaar.

Verder:

• Jij hebt hbo werk- en denkniveau en beschikt over een afgeronde opleiding zoals GO Recordmanager, Leergang Adviseur Recordmanagement of aantoonbare vergelijkbare kennis;
• Jij hebt aantoonbare ervaring met een DMS, metadata, recordbeheer of recordmanagement en ervaring met Corsa is mooi meegenomen;
• Jij beheerst de Nederlandse taal goed tot zeer goed, zowel mondeling als schriftelijk, en ervaring met SharePoint of Teams is een pre;
• Ben jij in ieder geval beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag.

Jij kan per direct aan de slag als Projectmedewerker Documentmanagementsysteem voor 24-32 uur per week, tot in ieder geval 31-01-2027. Als de samenwerking goed bevalt en er genoeg budget is, zal je ook worden ingezet in de realisatie- en implementatiefase. De functie is ingeschaald in schaal 8 van de cao hbo. Bij een fulltime dienstverband bedraagt het bruto maandsalaris minimaal € 3.353,32 en maximaal € 4.595,29, afhankelijk van je opleidingsniveau en relevante werkervaring. Dit komt overeen met een bruto uurloon van € 21,50 tot € 29,46.

Verder:

• Bouw je 8% vakantiegeld op;
• Veel vakantiedagen. Dit kan oplopen tot 53,5 dagen, afhankelijk van de gekozen werk modaliteit (incl. feestdagen);
• Ontvang jij wekelijks eindejaarsuitkering van 8,3% en pensioencompensatie bovenop je loon;
• Geldt er een 100% OV-vergoeding als je reisafstand groter is dan 5km. Maak je nog gebruik van studentenreisproduct? Dan komt deze vergoeding te vervallen;
• Mogelijk gelden er voor deze functie nog meer arbeidsvoorwaarden conform de cao hbo. We vertellen je tijdens een gesprek graag meer over wat van toepassing is op deze rol!

Bij StudiJob kijken wij verder dan jouw cv. Dit betekent dat wij alle kandidaten die op deze vacature solliciteren, gelijk behandelen zoals beschreven in ons antidiscriminatiebeleid. We willen benadrukken dat iedereen wordt aangemoedigd om te solliciteren, ongeacht achtergrond of ervaring. Samen onderzoeken we graag welke mogelijkheden er voor jou zijn. We begeleiden je tijdens het hele sollicitatieproces: vanaf je eerste sollicitatie tot aan je start in een nieuwe functie. Gedurende dit traject geven we je tips en advies, zodat je goed voorbereid aan je volgende stap begint. Ook nadat je begonnen bent met werken, blijven we betrokken en denken we graag mee over jouw loopbaan. Ben je gestart met werken via StudiJob? Je kunt dan gratis deelnemen aan ons aanbod van trainingen en workshops. Zo kun jij je op zowel persoonlijk én professioneel vlak verder ontwikkelen!

Via de knop op deze pagina! Mocht je nog aanvullende vragen hebben, dan kan je natuurlijk altijd even contact opnemen met Nancy via onderstaande info!