Junior PA UvA Bestuursstaf

Houd je van puzzelen met complexe agenda’s en krijg je energie van het vinden van oplossingen? Vind je het leuk om verschillende bestuurders te ondersteunen en hen zoveel mogelijk werk uit handen te nemen? Als Junior PA bij de Universiteit van Amsterdam krijg je een afwisselende rol waarin geen week hetzelfde is. Klinkt goed? Lees dan verder!

Je komt te werken bij de Bestuursstaf van de UvA. Deze afdeling ondersteunt het College van Bestuur en speelt een belangrijke rol in het goed functioneren van de universiteit. Je maakt deel uit van een team van PA's en een cateringmedewerker. Iedere assistent ondersteunt een bestuurder, maar samenwerking staat centraal. Jullie stemmen regelmatig met elkaar af en zorgen samen dat het bestuurssecretariaat goed draait.

In deze functie ben jij een belangrijke schakel in de dagelijkse organisatie van het bestuurssecretariaat. Je hebt veel contact met collega's en schakelt regelmatig tussen verschillende werkzaamheden. Daarbij weet je goed in te spelen op onverwachte situaties.

Dit zullen je taken zijn:

• Je beheert complexe agenda’s, plant afspraken voor verschillende bestuurders en regelt de bijbehorende locaties;
• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, boekt zalen, ontvangt bezoekers en zorgt dat vergaderstukken klaarliggen;
• Je beheert de gezamenlijke mailbox en telefoon, beantwoordt vragen, schakelt met collega’s en archiveert documenten zorgvuldig;
• Je ondersteunt bij ad-hocwerkzaamheden, zet acties uit en bewaakt samen met je collega’s dat afspraken worden opgevolgd.

Jij bent in ieder geval beschikbaar op woensdag, donderdag en vrijdag. De maandag en dinsdag zijn flexibel in te delen.

Je werkt gestructureerd, vindt het leuk om anderen te ondersteunen en schakelt makkelijk tussen verschillende taken. Daarnaast ga je discreet om met vertrouwelijke informatie en stel je je professioneel en representatief op. Verder:

• Heb je enige secretariële of administratieve ervaring, bijvoorbeeld vanuit een stage of bijbaan. Affiniteit met de universitaire wereld is een pré;
• Werk je nauwkeurig, ben je servicegericht en weet je goed prioriteiten te stellen;
• Communiceer je helder en vriendelijk, zowel mondeling als schriftelijk, met verschillende mensen en organisaties;
• Kun je goed overweg met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word en Teams, of maak je deze programma’s snel eigen.

Jij kan per direct aan de slag als Junior PA voor 32 uur per week en een periode van 3 maanden, met kans op verlenging. De functie valt in schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten wat betekent dat jij minimaal een uurloon zal gaan verdienen van €18,56. Dit uurloon kan oplopen tot €24,20, afhankelijk van jouw opleidingsniveau en ervaring.

Je krijgt de kans om in een leuk team te ontdekken hoe een bestuurssecretariaat werkt en je organisatorische vaardigheden verder te ontwikkelen. Een mooie stap om werkervaring op te doen aan het begin van je carrière!

Bij StudiJob kijken wij verder dan jouw cv. Dit betekent dat wij alle kandidaten die op deze vacature solliciteren, gelijk behandelen zoals beschreven in ons antidiscriminatiebeleid. We willen benadrukken dat iedereen wordt aangemoedigd om te solliciteren, ongeacht achtergrond of ervaring. Samen onderzoeken we graag welke mogelijkheden er voor jou zijn. We begeleiden je tijdens het hele sollicitatieproces: vanaf je eerste sollicitatie tot aan je start in een nieuwe functie. Gedurende dit traject geven we je tips en advies, zodat je goed voorbereid aan je volgende stap begint. Ook nadat je begonnen bent met werken, blijven we betrokken en denken we graag mee over jouw loopbaan. Ben je gestart met werken via StudiJob? Je kunt dan gratis deelnemen aan ons aanbod van trainingen en workshops. Zo kun jij je op zowel persoonlijk én professioneel vlak verder ontwikkelen!

Via de knop op deze pagina! Mocht je nog aanvullende vragen hebben, dan kan je natuurlijk altijd even contact opnemen met Lauren via onderstaande info!