Recordbeheerder

In het kort: Je gaat dossiers controleren en beheren, archiefwetgeving borgen, vernietiging en overbrenging voorbereiden, kwaliteitscontroles en audits ondersteunen en collega’s adviseren over digitaal archiveren, dossieropbouw en verbetering van informatiebeheerprocessen.

Organisatie
Laborijn is de uitvoeringsorganisatie voor de Participatiewet, Wet Inburgering en de Wet sociale werkvoorziening voor de gemeenten Aalten en Doetinchem. Voor de gemeenten Montferland en Oude IJsselstreek voeren wij de Wet sociale werkvoorziening uit.

Wij ondersteunen inwoners voor wie werk niet vanzelfsprekend is, op hun weg naar een baan. Is die baan nog niet mogelijk of lukt het alleen met een vorm van ondersteuning of begeleiding? Dan staan wij ook voor de inwoner klaar. Kom werken in een organisatie waar meedoen in de samenleving voor iedereen centraal staat!

Opdracht
Laborijn staat op een belangrijk kantelpunt. Waar informatie nu vaak pas aan het einde van een proces wordt gearchiveerd, zetten wij de stap naar een toekomst waarin informatie vanaf het eerste moment digitaal wordt beheerd. Met de invoering van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en de verdere ontwikkeling van onze informatiehuishouding, bouwen we aan een moderne, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie.

Voor onze vakgroep Archief en Informatiebeheer zoeken wij een enthousiaste ervaren Recordbeheerder.

Als recordbeheerder werk je in een team van 7 directe collega’s en ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van informatiebeheer. De recordbeheerder controleert dat dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd, beheerd en bewaard. Je zorgt ervoor dat de archiefwetgeving wordt geborgd, ondersteunt audits en voorkomt juridische risico’s door controle op zorgvuldig beheer van digitale en fysieke informatie. Op inhoud ben je het eerste aanspreekpunt voor de collega’s binnen de vakgroep Archief en Informatiebeheer. Daarnaast is de recordbeheerder in staat om jouw kennis over te dragen aan andere recordbeheerders.

Als recordbeheerder
- Controleer je of dossiers correct en volledig worden opgebouwd
- Draag je zorg voor het juist classificeren en registeren van documenten
- Bereid je vernietigingsprocessen voor aan de hand van de selectielijst
- Breng je dossiers over naar het depot voor bewaring
- Voer je periodiek kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties
- Bereid je audits voor en lever je de benodigde informatie aan
- Signaleer je risico’s, afwijkingen en adviseer je over verbetermogelijkheden
- Draag je bij aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid
- Draag je bij aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS
- Werk je processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming
- Ben je de een vraagbaak voor collega’s voor archiveren, registeren en dossieropbouw en ondersteun je vakgroepen bij het correct toepassen van processen
- Werk je samen met de collega’s van functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- Opleidingsniveau: MBO
- Aantoonbare afgeronde informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, administratie, SOD I en/of direct vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-4 niveau;
- Aantoonbare kennis van de Archiefwet, AVG en/of Woo. Benoem dit duidelijk in de offerte;
- Aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en/of archierveringsprocessen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Aantoonbare werkervaring met DMS en/of zaaksystemen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.

Wensen
- Aantoonbare werkervaring met Decos JOIN, Sharepoint en/of Verseon. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (25 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het toepassen van metadata én selectielijsten binnen een archief-, informatie- en/of documentmanagementomgeving. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (35 punten);
- Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (40 punten);
- Minimaal 2 jaar (40 punten);
- Minimaal 1 jaar (20 punten);
- Minder dan 1 jaar (0 punten).

Competenties
- Je bent georganiseerd en werkt gestructureerd volgens vaste processen;
- Je werkt nauwkeurig en detailgericht;
- Je bent servicegericht. Je denkt mee met vakgroepen, biedt praktische oplossingen en kan daarbij heldere uitleg geven aan collega's;
- Je bent gericht op samenwerken met zowel collega’s binnen en buiten het Informatiebeheerteam;
- Je werkt zelfstandig en proactief;
- Je bent kwaliteitsgericht en bewaakt de juistheid en volledigheid van informatie.

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, mogelijk maar nog niet bekend
Gespreksdatum: 28/10/2026
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
Laborijn is een organisatie die zich richt op werk en participatie in de regio Achterhoek. Ze ondersteunen mensen die moeite hebben om zelfstandig een inkomen te verdienen. Laborijn biedt werkgelegenheidstrajecten en begeleiding aan om mensen te helpen bij het vinden van passend werk. Daarnaast helpen ze bij het aanvragen van uitkeringen en voorzieningen om zo de zelfstandigheid van mensen te bevorderen. Laborijn streeft ernaar om iedereen de kans te geven om volwaardig deel te nemen aan de maatschappij.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.