Administratieve ondersteuner - Bilthoven

Ben jij de administratieve held die wij zoeken en houd je van een gestructureerde werkomgeving? Als administratief ondersteuner speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van processen en zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is. Je bent de onmisbare schakel die het team ontzorgt en ervoor zorgt dat belangrijke meldingen nauwkeurig worden afgehandeld. Ben jij klaar om je nauwkeurigheid en organisatietalent in te zetten voor een veelzijdige rol? Dan is dit de perfecte uitdaging voor jou!

Wat ga je doen?

• Je gaat deze meldingen vervolgens efficiënt uitzetten bij de juiste beheerder of afdeling, zodat een snelle en passende opvolging gewaarborgd is.
• Je gaat de voortgang van de afhandeling van alle meldingen nauwkeurig bewaken en proactief overzicht houden om knelpunten tijdig te signaleren.
• Je gaat terugkoppelingen van de afgehandelde meldingen verwerken en zaken administratief afmelden in het systeem, met oog voor detail.
• Je gaat alle meldingen zorgvuldig archiveren volgens de vastgestelde richtlijnen, zodat informatie altijd gemakkelijk terug te vinden is.
• Je gaat afspraken en overleggen plannen en coördineren, waarbij je zorgt voor een optimale agenda en tijdige uitnodigingen.
• Je gaat actie- en besluitenlijsten opstellen en nauwgezet bijhouden, zodat taken en gemaakte afspraken helder vastliggen en te traceren zijn.
• Je gaat deadlines bewaken en de opvolging van acties controleren, om te zorgen dat gemaakte afspraken tijdig en correct worden uitgevoerd.
• Je gaat notuleren tijdens overleggen en de verslagen accuraat uitwerken, zodat de inhoud en besluiten goed gedocumenteerd zijn.
• Je gaat diverse documenten en informatie verwerken en archiveren, conform de organisatiebrede richtlijnen voor een gestructureerde opslag.

Eisen (knock-out)

• Je hebt aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team.

Wensen (gunningscriteria)

• Het wordt gewaardeerd als je minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring hebt met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft Office.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties.
• Je bent zowel zelfstandig als in teamverband sterk.
• Je bent politiek-bestuurlijk sensitief.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

Je kunt reageren tot donderdag 8 oktober 2026.

• Een goed salaris, of uurtarief als je ZZP’er bent
• Een opdracht van 12 maanden
• Een opdracht van 24 uur per week
• Wij bieden je cursussen en trainingen aan via onze Alisitas Academy, waarbij je zelf kunt aangeven wat je nodig hebt en belangrijk vindt
• Onze backoffice biedt ondersteuning in geval van incidenten. Zo sta je er niet alleen voor