Projectsecretaris

Als Projectsecretaris in de regio Groningen ben je de verbindende schakel tussen beleid en uitvoering binnen OOSB en SWING. Je zorgt dat kernteams en projectteams efficiënt samenwerken, samenhang behouden blijft en knelpunten vroegtijdig zichtbaar worden. Met jouw inzet help je programma’s inrichten en projecten samenhangend te laten verlopen, waardoor besluiten beter onderbouwd worden en voortgang helder wordt voor alle betrokkenen.

Je ondersteunt de kernteams, het programmateam en diverse projectteams van OOSB en SWING, waarbij de doelgroep bestaat uit project-, programma- en managementteams die samenwerken aan organisatieontwikkeling en waardegestuurd werken. Als Projectsecretaris werk je vanuit een verbindende rol en breng je informatie en partijen samen, zodat projecten hun samenhang behouden. Daarbij verschuift je ondersteuning mee wanneer sporen binnen OOSB vorm krijgen en volg je verschillende projectlijnen binnen SWING nauwgezet. Je werkt voor zowel organisatieontwikkeling in stadsbeheer als voor waardegestuurd werken in Groningen.

Op een werkdag stem je af met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING, en ondersteun je kernteams bij het voorbereiden van besluiten en het borgen van samenhang. Je houdt het overzicht over gezamenlijke werkomgevingen zoals Teams en zorgt dat informatie centraal beschikbaar is voor betrokkenen. De rol van Projectsecretaris vraagt om proactief signaleren van kansen en knelpunten, snelle samenwerking met stakeholders en het up-to-date houden van integrale planningen, zodat het programmateam tijdig kan bijsturen. Je beweegt je soepel tussen verschillende projectlijnen en schakelt snel tussen overleg, afstemming en prioritering.

• Je bereidt overleggen van kern- en projectteams voor en neemt deel aan vergaderingen.
• Je stelt agenda's, actielijsten en verslagen op.
• Je zet acties uit en bewaakt de uitvoering binnen de organisatie.
• Je ondersteunt besluitvorming in betrokken managementteams.
• Je volgt voortgang en samenhang tussen projecten proactief.
• Je coördineert processen en verzorgt voortgangsrapportages.
• Je beheert de gezamenlijke werkomgeving en houdt de integrale planning actueel.

Gevraagd

• Je bent organisatorisch sterk, proactief en houdt overzicht.
• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je bezit een IPMA-D-certificering of vergelijkbaar.
• Je hebt ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch niveau, bij voorkeur in grote projecten.
• Je hebt gedegen kennis van M365: Word, Excel, Teams, PowerPoint en Outlook.
• Je hebt bij voorkeur overheidservaring.