Domein secretaresse samenleving

Als Domein Secretaresse Samenleving in de regio Zoetermeer ben je de verbindende factor tussen management en uitvoering en zorg je dat processen soepel verlopen. Je maakt het mogelijk dat afdelingshoofden en teammanagers gefundeerde beslissingen nemen doordat je zaken tijdig organiseert, opvolgt en bewaakt. Daarmee draag je bij aan continuïteit en duidelijkheid binnen het domein Samenleving.

Als Domein Secretaresse Samenleving ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je opereert binnen een ervaren secretariaat waar je werkzaamheden nauw afstemt met collega’s om continuïteit te waarborgen. Tijdens je werkdagen ben je vaak de spil tussen verschillende gesprekspartners en taken; je schakelt snel en behoudt overzicht in een dynamische omgeving. Daarnaast neem je initiatief om werkprocessen te verbeteren en draag je bij aan efficiëntie binnen het secretariaat.

In deze rol besteed je aandacht aan de juiste afstemming tussen management en uitvoering, waarbij zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie vanzelfsprekend is. Vaak begin je de dag met het prioriteren van binnengekomen zaken en stem je af met collega-domeinsecretaresses om werkzaamheden te verdelen. Je signaleert knelpunten, denkt vooruit en zorgt dat belangrijke onderwerpen tijdig aandacht krijgen. Je hebt oog voor verbeteringen en deelt kennis met collega’s om de ondersteuning continu te versterken.

• Je beheert en prioriteert agenda’s van afdelingshoofden en teammanagers.
• Je bereidt overleggen voor en organiseert bijeenkomsten.
• Je stelt agenda’s en vergaderstukken op en verspreidt deze.
• Je notuleert overleggen en bewaakt acties en termijnen.
• Je verwerkt en plaatst stukken in iBabs voor portefeuillehoudersoverleggen.
• Je verwerkt correspondentie en bestuurlijke stukken.
• Je bewaakt de gezamenlijke mailbox en pakt verzoeken tijdig op.
• Je onderhoudt contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen.

Gevraagd

• Je had in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten (tot. 24 maanden) bij dezelfde opdrachtgever.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent of secretaresse.
• Je bereidt en organiseert overleggen, stelt agenda's op, notuleert en bewaakt acties.
• Je hebt ervaring met Microsoft 365, inclusief Outlook, Word en Teams.
• Je hebt een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële ondersteuning of vergelijkbaar.
• Je beheerst Nederlands op minimaal C1-niveau.