Secretaresse

Als Secretaresse gedeputeerde staten in de regio Utrecht ben je verantwoordelijk voor het direct ondersteunen van jouw gedeputeerde en het waarborgen van continuïteit in de bestuurlijke ondersteuning. Je draagt bij aan overzicht en betrouwbaarheid binnen het steunteam, zodat bestuurlijke prioriteiten effectief kunnen worden opgevolgd. Je maakt impact door professionaliteit, discretie en heldere afstemming met interne en externe partijen.

In deze functie werk je nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde en ben je onderdeel van het ondersteuningsteam. Je onderhoudt contacten met interne collega’s en externe relaties en bouwt zo een betrouwbaar netwerk op. Als Secretaresse gedeputeerde staten stem je regelmatig af over de ondersteuningsbehoefte en zorg je dat afspraken helder zijn voor alle betrokkenen.

Je maakt afspraken met jouw gedeputeerde over de benodigde ondersteuning zodat de kwaliteit van je werk aansluit op zijn of haar wensen. Daarbij voer je werkzaamheden persoonlijk uit; vrije vervanging is niet toegestaan. Als Secretaresse gedeputeerde staten werk je onder leiding en toezicht en stem je af met collega’s voor onderlinge waarneming bij ziekte of verlof. Een typische werkdag bestaat uit overleg met het ondersteuningsteam, het afwegen van prioriteiten en het zorgen voor overzicht en continuïteit in de dagelijkse ondersteuning. Je behoudt daarbij een professionele en representatieve houding.

• Je beheert complexe agenda’s en adviseert over planning.
• Je bewaakt planningen en de voortgang van afspraken.
• Je bereidt vergaderdossiers voor en stelt ze samen.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Je stemt af met bestuursadviseur en woordvoerder van de gedeputeerde.

Gevraagd

• Je aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring.
• Je werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level).