Domeinsecretaresse Domein Samenleving

Over de functie
Telefoons rinkelen, agenda's puilen uit en er plopt direct een spoedverzoek binnen als je net je koffie pakt. Hoe bewaar je het overzicht als alles tegelijk lijkt te gebeuren? Als jij houdt van structuur aanbrengen in een levendige werkomgeving, dan is dit jouw moment. Binnen het maatschappelijk domein werk je in een dynamische en maatschappelijke omgeving. Je ondersteunt afdelingshoofden en teammanagers die dagelijks bouwen aan belangrijke vraagstukken voor inwoners. Jouw organisatietalent zorgt ervoor dat het management blind op jou kan vertrouwen. Hierdoor draag je direct bij aan soepel lopende processen en breng je rust in een drukke werkdag.

• Beheren van volle agenda's en plannen van afspraken
• Voorbereiden en notuleren van diverse overleggen
• Bewaken van acties, afspraken en strakke termijnen
• Verwerken van stukken in digitale vergadersystemen
• Afhandelen van de gezamenlijke mailbox met spoedverzoeken

Wat je gaat doen

Als spil in het maatschappelijk domein zorg je ervoor dat de dagelijkse praktijk op rolletjes loopt. Je schakelt moeiteloos tussen ad-hoc verzoeken en structurele administratieve processen, waardoor je jezelf continu ontwikkelt in planmatig en bestuurlijk ondersteunen. Je krijgt de kans om je organisatietalent volop in te zetten en te groeien in een dynamische, maatschappelijk betrokken werkomgeving waarin jouw inbreng direct het verschil maakt voor het management.

• Beheren en prioriteren van complexe agenda's en afspraken voor afdelingshoofden en teammanagers.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van overleggen, en het scherp bewaken van acties en termijnen.
• Beheren van de centrale mailbox, waarbij je zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken oppakt of uitzet.
• Ondersteunen bij bestuurlijke en administratieve processen, zoals het verwerken van stukken in digitale vergadersystemen en het afhandelen van correspondentie.
• Praktisch organiseren van bijeenkomsten en onderhouden van soepele contacten met interne en externe collega's.

Met jouw proactieve houding en scherpe oog voor detail zorg je voor rust en structuur. Zo help je het team elke dag opnieuw om hun maatschappelijke doelen te bereiken.

Functie-eisen

Jij bent de rustige spil in een hectische wereld. Met jouw scherpe oog voor detail en natuurlijke organisatietalent voel je feilloos aan wat er nodig is. Je schakelt moeiteloos tussen ad-hoc verzoeken en structurele taken, waarbij je altijd integer en discreet te werk gaat. Als betrouwbare sparringpartner breng je structuur en warmte, waardoor het management blind op jouw proactieve inzet kan vertrouwen.

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van secretariële ondersteuning of managementsupport.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol als secretaresse of managementassistent.
• Sterke vaardigheid in Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams) en ervaring met digitale vergadersystemen zoals iBabs.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met het voorbereiden van overleggen, nauwkeurig notuleren en strak bewaken van termijnen en actiepunten.

Je gaat aan de slag bij een grote gemeente in de provincie Zuid-Holland, gelegen tussen Den Haag en Gouda. De gemeente telt ruim 130.000 inwoners en behoort tot de grotere gemeenten in de regio Haaglanden.
De stad heeft zich ontwikkeld van een relatief kleine plaats tot een stedelijk centrum met diverse woonwijken, winkelgebieden en bedrijventerreinen. Binnen de gemeentelijke organisatie werken ruim duizend medewerkers aan uiteenlopende maatschappelijke, ruimtelijke en bestuurlijke vraagstukken.
De gemeente staat voor belangrijke uitdagingen op het gebied van woningbouw, duurzaamheid, mobiliteit en leefbaarheid. Daarbij wordt nauw samengewerkt met inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en regionale partners om de stad verder te ontwikkelen en de dienstverlening te verbeteren.

Werken bij Maandag
Maandag® is dé verbinder in werk waar mensen zin in hebben en zin in houden. Met 48 vestigingen in 15 steden zijn we al meer dan 30 jaar leidend binnen het publieke domein en groeien we hard binnen de commerciële sector. Dit doen we samen met 5.200 professionals in de zorg, het onderwijs, de overheid, IT, engineering, finance, HR en communicatie.

Solliciteer op deze vacature!

Solliciteer

Herken jij jezelf helemaal hierin? Dan ben jij de Domeinsecretaresse Domein Samenleving die past bij Maandag®. Wij kijken uit naar jouw sollicitatie. Wie weet ziet jouw maandag er binnenkort net zo tof uit als die van ons.