Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen

In het kort: Je gaat de projectleider ondersteunen bij de organisatiebrede analyse, een projectorganisatie inrichten, bijeenkomsten plannen, voortgang en acties bewaken, informatie verzamelen, verslagen maken en bijdragen aan het verbeter- en uitvoeringsplan.

Opdracht
Door de afgelopen jaren een zorgvuldig en effectief financieel beleid te voeren, beschikt de gemeente over een gezonde financiële positie. Daarmee is een belangrijke voorwaarde aanwezig om maatschappelijke opgaven uit te voeren, te investeren in de toekomst en eventuele financiële tegenvallers op te vangen.

Een gezonde financiële positie alleen is echter niet voldoende. De gemeente wil haar maatschappelijke taken betrouwbaar, rechtmatig, doelmatig en transparant uitvoeren. Dat vraagt om een organisatie die haar processen beheerst, beschikt over betrouwbare informatie en tijdig kan bijsturen wanneer risico's of afwijkingen zich voordoen. Een sterke interne beheersing is daarmee een onmisbare randvoorwaarde voor goed openbaar bestuur en voor het vertrouwen van inwoners, gemeenteraad, samenwerkingspartners en toezichthouders.

De afgelopen jaren zijn binnen de organisatie verschillende verbeteringen doorgevoerd in de bedrijfsvoering en de inrichting van processen. Deels met succes, maar tegelijkertijd blijkt dat verbeteringen niet altijd duurzaam worden geborgd en dat de beheersing van processen op onderdelen kwetsbaar blijft. Hierdoor is de organisatie in sommige gevallen nog te afhankelijk van extra inspanningen van medewerkers om de gewenste kwaliteit en verantwoording te realiseren.

De accountantscontrole bevestigt dat de gemeente op verschillende onderdelen haar interne beheersing structureel moet verbeteren en versterken. De belangrijkste bevindingen hebben betrekking op de prestatielevering, de prestatielevering binnen het sociaal domein, de administratieve organisatie, de financiële administratie en de naleving van de inkoopprocedures.

De verwachting is dat de geconstateerde tekortkomingen niet op zichzelf staan, maar samenhangen met onderliggende vraagstukken in de inrichting van processen, verantwoordelijkheden, sturing en borging.

Om die reden wordt gestart met een organisatie brede analyse. Deze analyse heeft als doel de onderliggende oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen in beeld te brengen, de belangrijkste risico's en prioriteiten vast te stellen en te bepalen welke maatregelen noodzakelijk zijn om de interne beheersing duurzaam te verbeteren en versterken. De analyse vormt de basis voor een bestuurlijk afgewogen en organisatie breed verbeterprogramma, waarmee de gemeente Zutphen de bedrijfsvoering verder versterkt en duurzaam in control brengt.

Deze analyse is nadrukkelijk geen onderzoek naar individuele medewerkers of afzonderlijke incidenten. De focus ligt op de inrichting van de organisatie, de kwaliteit van processen, de wijze van sturing en de borging van verbeteringen. Doel is om gezamenlijk te leren, structurele oorzaken weg te nemen en de organisatie duurzaam te versterken. Daarmee investeert de gemeente niet alleen in een betere interne beheersing, maar ook in een professionele, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie die het vertrouwen van bestuur, raad en samenleving blijvend verdient.

De analyse resulteert in:
- Inzicht in de onderliggende oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing;
- Identificatie en prioritering van de kritische bedrijfsvoering processen;
- Inzicht in de inrichting van governance, verantwoordelijkheden en eigenaarschap;
- Inzicht in de benodigde kennis, competenties en capaciteit om de interne beheersing duurzaam te versterken;
- Een integraal beeld van de belangrijkste risico's en de mate waarin deze worden beheerst;
- Een uitvoerings- en verbeterplan voor de periode 2027-2029, inclusief prioriteiten, fasering, inschatting benodigde middelen en governance.

Als projectondersteuner ga je samen met de projectleider aan de slag om een projectorganisatie in te richten om de analyse en de totstandkoming van het verbeterplan te begeleiden en voorbereidingen te treffen om met de uitvoering van het verbeterplan te starten.

De werkzaamheden bestaan onder meer uit:
- het plannen en organiseren van bijeenkomsten,
- bewaken van de voortgang en actiepunten,
- verzorgen van verslaglegging,
- verzamelen en structureren van informatie en
- ondersteunen bij de voorbereiding en uitwerking van projectresultaten.

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma - Di - Wo - Do - Vr.
Is hybride werken mogelijk: Ja.

Eisen
-Dienstverband: ZZP (of detachering)
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging én voortgangsrapportages. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Aantoonbare kennis van Mircrosoft 365. Benoem dit duidelijk in de offerte;
- Aantoonbare werkervaring met opstellen van notities, presentaties én managementinformatie. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;
- Beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

Wensen
- Aantoonbare kennis van Mircrosoft SharePoint én Excel. Benoem dit duidelijk in de offerte (25 punten).
- Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (40 punten);
- Minimaal 2 jaar (40 punten);
- Minimaal 1 jaar (20 punten);
- Minder dan 1 jaar (0 punten)
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (35 punten);
- Minimaal 2 jaar (35 punten);
- Minimaal 1 jaar (25 punten);
- Aantoonbare werkervaring (10 punten);
- Geen aantoonbare werkervaring (0 punten).

Competenties
- Organisatievermogen en planmatigheid;
- Organiseert werkzaamheden gestructureerd, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat activiteiten, overleggen en deadlines op elkaar aansluiten;
- Proactief handelen en ontzorgen;
- Anticipeert op wat het project nodig heeft en neemt zelfstandig initiatief om de voortgang te ondersteunen;
- Gedragsindicator;
- Signaleert ontbrekende informatie, achterblijvende acties en naderende deadlines en komt met voorstellen;
- Schriftelijke en mondelinge communicatie;
- Legt informatie helder, bondig en zorgvuldig vast en kan overleggen, interviews en werksessies vertalen naar bruikbare verslagen en actielijsten;
- Nauwkeurigheid en kwaliteitsbewustzijn;
- Werkt zorgvuldig en controleert informatie op volledigheid, consistentie en juistheid;
- Analytisch vermogen en informatie structureren;
- Kan informatie uit verschillende bronnen verzamelen, ordenen en samenvatten en relevante ontwikkelingen voor de projectleider zichtbaar maken.
- Samenwerken en verbinden;
- Werkt gemakkelijk samen met medewerkers, proceseigenaren, projectleden en management en weet informatie en bijdragen tijdig bij elkaar te brengen.
- Digitale vaardigheid;
- Is vaardig met gangbare kantoor- en samenwerkingsapplicaties en kan projectinformatie digitaal structureren en beheren;
- Integriteit en organisatiesensitiviteit;
- Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, begrijpt de verhoudingen binnen de organisatie en weet wanneer informatie moet worden gedeeld of juist beschermd.

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, 2x 3 maanden
Gespreksdatum: 26/10/2026
Dienstverband: ZZP (of detachering)

Over de opdrachtgever
De gemeente Zutphen is een historische stad gelegen aan de rivier de IJssel in de provincie Gelderland. De gemeente telt ongeveer 47.000 inwoners en omvat naast de stad Zutphen ook de dorpen Warnsveld, Eefde, Leesten, De Hoven en Wichmond. Zutphen staat bekend om zijn rijke historie en prachtige architectuur, met vele monumenten en bezienswaardigheden die de moeite waard zijn om te ontdekken. De gemeente Zutphen zet zich in voor een prettige leefomgeving voor haar inwoners en bezoekers, met aandacht voor duurzaamheid, cultuur, recreatie en welzijn. Zutphen biedt diverse voorzieningen en activiteiten voor jong en oud, waardoor er altijd iets te beleven is.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.