Telefoniste/ Receptioniste

Als telefoniste/receptioniste in Maastricht ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten. Je ontvangt telefoongesprekken op een professionele en vriendelijke manier, waarbij je gesprekken efficiënt afhandelt en doorverbindt naar de juiste collega’s of afdelingen. Daarnaast beheer je de centrale telefooncentrale en zorg je voor een correcte en duidelijke registratie van alle inkomende en uitgaande gesprekken.

Je verwelkomt gasten aan de balie met een warme ontvangst, begeleidt hen waar nodig en zorgt ervoor dat zij zich direct op hun gemak voelen. Het is jouw taak om afspraken te plannen, bezoekers te registreren en relevante informatie tijdig door te geven aan de betrokken medewerkers. Hierbij werk je nauwkeurig en houd je overzicht, ook tijdens drukke momenten.

In deze functie is het belangrijk dat je communicatief vaardig bent, zowel mondeling als schriftelijk, zodat informatie helder wordt uitgewisseld binnen het team en met externe partijen. Je draagt bij aan een positieve werksfeer door een behulpzame houding en klantgerichte aanpak.

Belangrijkste werkzaamheden:

• Het verwerken, controleren en actueel houden van gegevens in het ERP-systeem en diverse externe applicaties.
• Het bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning aan het Hoofd Administratie.
• Het onderhouden van contacten met klanten, leveranciers en overige externe relaties.
• Het verzorgen van receptiewerkzaamheden, waaronder het professioneel aannemen, registreren en doorverbinden van inkomende telefoongesprekken.
• Het vastleggen van telefoongesprekken en het zorgvuldig registreren en doorgeven van boodschappen.
• Het voorbereiden en verzenden van monsters, documentatie en overige zendingen naar klanten.
• Het ontvangen van bezoekers, beantwoorden van vragen en doorverwijzen naar de juiste contactpersonen binnen de organisatie.
• Het ontvangen, beoordelen en distribueren van binnenkomende poststukken.
• Het opstellen, uitwerken en verwerken van correspondentie, rapportages en overige administratieve documenten.
• Het beheren van agenda's en het plannen en coördineren van afspraken op verzoek van collega's en management.
• Het verzorgen van bestellingen en verzendingen van een van de producten en attenties.
• Het aanmaken en printen van etiketten ten behoeve van de productieafdeling.
• Het verzorgen van de verzending en administratieve verwerking van verkoopfacturen.
• Het uitvoeren van overige voorkomende administratieve, secretariële en ondersteunende werkzaamheden.

Je ontvangt een aantrekkelijk salaris van 19,44 euro per uur, passend bij de functie van telefoniste/receptioniste in Maastricht. Daarnaast word je onderdeel van een prettige werkomgeving waar professionaliteit en collegialiteit centraal staan. Je start met een uitzendcontract met het doel om de rol structureel te bekleden en overgenomen te worden door onze opdrachtgever.

Je krijgt de mogelijkheid om te werken binnen een organisatie die waarde hecht aan een goede werk-privébalans. Ook heb je geregeld te maken met internationale contacten.
Er wordt gezorgd voor een uitgebreide inwerkperiode zodat je met vertrouwen aan de slag kunt. Ook ontvang je de benodigde ondersteuning en begeleiding tijdens jouw werkzaamheden, zodat je jezelf continu kunt ontwikkelen binnen deze functie.

Verder profiteer je van goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals reiskostenvergoeding en een pensioenregeling die bijdragen aan jouw financiële zekerheid op lange termijn.

Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en weet op een vriendelijke en professionele manier bezoekers en bellers te woord te staan. Je bent representatief en hebt een klantgerichte instelling, waardoor je een positieve eerste indruk achterlaat. Daarnaast ben je stressbestendig en behoud je het overzicht, zelfs op drukke momenten.

Wat wij zoeken in jouw profiel:

• Sterke telefonische vaardigheden met een klantgerichte benadering
• Ervaring met receptiewerkzaamheden of vergelijkbare functies
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid
• Stressbestendigheid tijdens drukke periodes
• Zelfstandigheid gecombineerd met teamgerichtheid
• Vlotte beheersing van de Nederlandse taal en Engelse taal en beheersing van de Duitse taal is een pré.

Met jouw enthousiasme en servicegerichte instelling zorg jij ervoor dat iedereen zich welkom voelt vanaf het eerste contactmoment. Je bent het visitekaartje van de organisatie en draagt bij aan een prettige werksfeer door jouw positieve houding.

Onze opdrachtgever is een hele mooie organisatie in Maastricht. Meer informatie over onze klant delen we graag in een persoonlijk gesprek.